Archivística

Archivística Concepto: Trata los aspectos teóricos y prácticos de las funciones de los archivos.

Archivística. Como ciencia, múltiples han sido los teóricos que han tratado de definirla, tanto a ella como a su objeto de estudio. Ello ha estado condicionado por el desarrollo alcanzado por esta ciencia en los diferentes países, algo que ha llevado a desiguales enfoques en relación con su formulación teórica y práctica.

Concepciones de la archivística

El Dictionary or Archival Terminology = Dictionnaire de Terminologie Archivistique del Consejo Internacional de Archivos (1988) define a la Archivística como la "Disciplina que trata los aspectos teóricos y prácticos de las funciones de los archivos. "Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura de España (1993) establece que es la "Disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos, así como el tratamiento archivístico de sus fondos.

Para Schellenberg, un teórico clásico de la Archivística, esta ciencia "... trata sobre los archivos, su conservación, administración, clasificación, ordenamiento, interpretación, así como sobre las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y servicio público."

Heredia Herrera, una de las teóricas de la Archivística de habla hispana que mas ha influido en el país, explica que esta es "(…) la ciencia de los archivos, no de los documentos aunque, en última instancia, estos sean el producto integrante de aquellos. Como tal se ocupa de la creación, historia, organización y el servicio a la administración y a la historia, en definitiva a la sociedad."

Para Duranti, "la archivística es el cuerpo de conocimiento sobre la naturaleza y las características de los archivos y el trabajo archivístico sistemáticamente organizado en teoría, metodología y práctica.

La teoría archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen acerca de lo que es el material archivístico; la metodología archivística es el conjunto de las ideas que los archivistas poseen sobre cómo tratarlo; la práctica archivística es la aplicación de las ideas, tanto teóricas como metodológicas a situaciones reales, concreta.

Otro de los grandes pensadores de la Archivística, Lodolini considera que esta "(…) constituye una ciencia completa, con sus principios universalmente válidos y una literatura científica considerable en diferentes lenguas."

Para Delmas, la Archivística es la "Ciencia que estudia la génesis y formación de los conjuntos orgánicos de documentos, que los sitúa en el contexto de su creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización y conservación para que se garantice, tanto el ejercicio de derechos e intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas."

Objeto de estudio

El objeto de estudio de la ciencia archivística, sus propósitos y funciones, como sistema autónomo, se definen progresivamente. El objeto de estudio se ha desplazado desde los archivos a los conjuntos orgánicos de documentos; así como desde su tratamiento en la fase final de la vida, es decir, en los archivos históricos, a la intervención archivística desde el momento de la creación de los documentos.

Este cambio de concepción y enfoque con respecto a la Archivística es expresión de otro más complejo: el propio desarrollo teórico-práctico de esta ciencia.

Etapas del desarrollo de la archivística

Existe consenso entre los estudiosos de la Archivística sobre el hecho de que la década de los años 1980 del siglo XX marcó el inicio de un proceso de profundos cambios en los postulados de esta área de conocimiento en el que según Mena a partir de los conceptos y principios tradicionales, se formularon nuevos presupuestos que influyeron en la comprensión de su propio objeto de estudio, de sus pilares conceptuales, así como en el tratamiento de los documentos.

Este proceso representa para muchos analistas la línea divisoria de 2 momentos perfectamente discernibles en la evolución de la archivística como ciencia:

• Un primer momento de desarrollo, claramente identificado a partir de la primera sistematización del pensamiento archivístico, recogida en el Manual holandés de 1898, hasta el inicio de la década de los 80 del siglo XX.

Este período se denomina por diferentes autores como la etapa del paradigma estatista; dominante, según Cook; clásico para Thomassen e histórico-tecnicista de acuerdo con Ribeiro.

• El segundo momento, identificado temporalmente desde la propia década de los años 1980 hasta la actualidad, se ha definido como la etapa del paradigma social según Cook, del nuevo paradigma según Thomassen, el paradigma del acceso para Menne Haritz o paradigma científico-informacional de acuerdo con Ribeiro.

Otros autores como Gilliland-Swetland y Bearman se limitan simplemente a calificarlo como del cambio de paradigma o del cambio del paradigma archivístico, y lo asumen como un proceso natural en la evolución teórica de una ciencia.

Características distintivas del periodo

Una síntesis de las ideas esenciales del llamado período clásico de desarrollo de la Archivística, puede comprender los siguientes aspectos:

• La creación de los grandes archivos históricos con el propósito de conservar, manejar y proporcionar el acceso a la documentación, esencialmente de carácter patrimonial, para su uso como fuentes historiográficas. El archivo por excelencia es el histórico.

• Los archivos son eslabones esenciales de una necesaria cadena ininterrumpida de custodia de los documentos.

• La responsabilidad de los organismos del estado en la coordinación de la política de los archivos, dirigida al resguardo y diseminación del patrimonio documental.

• Se consideran documentos archivísticos sólo aquellos producidos y recibidos por las oficinas y dependencias de las entidades del estado.

• El documento archivístico se define como un objeto físico, fijo y textual cuya principal utilidad, analizada retrospectivamente desde el usuario, era la de servir de fuentes documentales para el desarrollo de la investigación histórica.

• La teoría vertebral de la ciencia, el principio de respecto a los fondos -o principio de procedencia y el orden original estaban fundamentados en un vínculo directo, único con el lugar de origen del documento dentro de una estructura física, orgánica y jerárquica tradicional.

• El concepto de fondo se considera el reflejo de algún orden físico estático basado en reglas de transferencias, clasificación, o acumulación de agrupaciones de documentos.

• El uso de la metáfora del ciclo de vida, basada esencialmente en la frecuencia de uso de los documentos, conduce a la consideración de que estos pasan etapas diferentes en su evolución que raramente se interconectan. Ello provocó una ruptura conceptual y práctica entre documentos administrativos (records) y documentos históricos (archives) y entre dos profesiones claramente diferenciadas: la gestión documental (Records Management) y Archivística.

• Un enfoque de las organizaciones productoras de los documentos como entidades fijas, fuertemente jerarquizadas.

• La Archivística se centró esencialmente en la solución de problemas relacionados con la clasificación y la descripción de los documentos.

• La aparición de ideas en relación con la necesidad de la valoración de documentos, cuyo sustento práctico es la evaluación sólo de su contenido.

Desarrollo de la archivística en la década de los años 80

Asumiendo los presupuestos de la concepción khuniana, este período de desarrollo de la Archivística se caracteriza por tener como objeto la información limitada a procesos, es decir: información generada por procesos de negocios y estructurada por esos procesos con el objetivo de permitir la recuperación contextual con el contexto de estos procesos como punto de partida; su entidad básica "es el documento individual en su relación con la transacción de negocios que lo genera".

Su metodología "consiste en el establecimiento, el mantenimiento y el análisis de las relaciones entre los documentos y sus contextos con el propósito de establecer, mantener y analizar la autenticidad, confiabilidad y la veracidad de los documentos"; y las "características técnicas son técnicas de modelado y normas descriptivas."

Los cambios paradigmáticos ocurridos desde los años 1980 son el resultado de fuertes debates teórico-prácticos en el seno de la Archivística, que partieron de la reformulación de sus principales fundamentos teóricos.

Uno de los factores principales que originó estos debates fue la aparición y aceptación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y la influencia de las ideas postmodernas en el desarrollo de las ciencias.

Las ideas postmodernas han incrementado su influencia en casi todas las disciplinas y la Archivística no ha sido una excepción. Según Cook, su impacto sobre el pensamiento archivístico descansa en las reflexiones de aquellas con respecto a la naturaleza de los documentos archivísticos, su denominación, su supervivencia y su preservación permanente; así como sobre los archivos como instituciones y su papel en la formación de la memoria oficial o aprobada por el estado."

Es decir, estas ideas se enfocan, e incluso cuestionan, precisamente el modo en que la archivística ve su propio objeto de estudio: los documentos en particular y las agregaciones documentales en general.

Según Mena, el impacto de las TIC provocó una profunda diversificación de las formas documentales y grandes facilidades de manipulación, transformación, transportación y reproducción de los documentos, al mismo tiempo que aumentó la fragilidad y rápida obsolescencia de los sistemas que los producen y almacenan.

Ello condujo a una profunda preocupación en el campo profesional en relación con la veracidad, confiabilidad, autenticidad e integridad de la información y los documentos, que tuvo su expresión más acabada en una crisis de confianza en las capacidades de rendición de cuenta transparente y responsable de las administraciones.

Cambios que condujeron los problemas que afrontó la archivística

• Los llamados archivos históricos, con la función de incorporar un servicio del fondo de interés patrimonial cuya utilidad para la producción sea sólo para la entidad que los genera ha terminado. Ellos han demostrado que no pueden garantizar la articulación necesaria con un enfoque sistémico. Por esta misma razón, ocurren brechas perjudiciales en el conocimiento y la representación de los sistemas archivísticos transferidos a los archivos históricos.

• La existencia de un cuerpo nacional, de políticas y normas para el tratamiento de la documentación archivística a un nivel técnico, perjudica el desarrollo de la Archivística a nivel científico, porque la técnica sin una fundación teórica consistente, no permite el desarrollo archivístico de una manera exacta.

• La noción de fondo formulada en 1841, tiene un carácter meramente operatorio, por lo que no se adecua a un conocimiento científico, aunque algunos autores intenten adaptarlo a las nuevas realidades y a los nuevos contornos, que garanticen un entorno de supervivencia.

• No es posible aproximarse a las fundaciones teóricas exigidas por el estatuto científico de la disciplina con los fundamentos que han sostenido el paradigma estatista, porque se basa en la inconsistencia.

• La adopción de supuestas "teorías" como base de opciones prácticas meramente operacionales, como la llamada Teoría de las tres edades, que sirvieron para justificar separaciones artificiales en el todo continúo que es el archivo. En este contexto, se destaca la aplicación de técnicas diferenciadas y métodos en el tratamiento de información de edades diferentes, como si se tratasen realidades distintas.

• La crítica a la teoría de la valoración de Schellenberg, basada en un método de análisis centrado en el contenido-materia de los documentos. La importancia concedida a la técnica, particularmente en los aspectos normativos de la descripción y los puntos de acceso a la información, sin la base teórica necesaria, se vuelve insuficiente para resolver todos los problemas que las nuevas situaciones pueden generar.

• El concepto estático de documento que los medios atan inexorablemente a un apoyo físico de la información, también revela la inconsistencia del objeto de la Archivística, en un contexto en que después, es absolutamente aceptable que la información puede soportarse y conocerse con independencia de su soporte.

• Los principales círculos de opiniones con respecto al mencionado cambio de paradigma provienen de países como Canadá, Australia, Estados Unidos y Alemania, donde existía la creencia de que los archivos debían reflejar más íntegramente la sociedad que los creaba; esta perspectiva se tradujo en nuevos acercamientos y juicios de la teoría y práctica archivística.

• Este enfoque representa un cambio fundamental en el discurso archivístico de "uno basado en el estado a uno que refleja más ampliamente a la sociedad que el de servicio al estado. Ahora, puede decirse que los archivos son de las personas, para las personas, e incluso por las personas.

Cook considera que son 5 los aportes esenciales de dicho modelo al pensamiento archivístico y los resume de la forma siguiente:

• Su interacción conceptual de los 16 niveles y ejes muy a menudo vistos en los círculos archivísticos en forma separada y con un comportamiento estático;

• Su idea de que estas complejas relaciones son fluidas, múltiples y simultáneas en el tiempo y el espacio, no secuenciales y fijas;

• Su reconciliación (...) entre evidencia y memoria;

• Su potencial para incorporar imaginativamente manuscritos del sector privado con archivos institucionales; y

• Su afirmación, por medio de la pluralización, de que los valores sociales, y así mismo los culturales, influirán en la valoración y, de hecho, en todos los aspectos del recordkeeping.

Características distintivas del período

Un resumen de las ideas esenciales de este período, considerado por muchos autores como de cambio de paradigma en la archivística, pudiera quedar como sigue:

• El principio de procedencia cambia de una relación directa del documento con un único lugar de origen en una estructura orgánica jerárquica tradicional y se vuelve un concepto virtual y más flexible que refleja las funciones y procesos realizados por el creador, dentro y por medio de la constante evolución de las organizaciones, interactuando recíprocamente, reflejando diferentes culturas organizacionales y de gestión, y adoptando, a menudo, las convenciones idiosincrásicas de trabajo y las interacciones humanas apropiadas para organizaciones planas, horizontales, conectadas en redes, y (con frecuencia) a corto plazo.

La procedencia, entonces se relaciona más con la función y la actividad en lugar de con la estructura y lugar de creación de los documentos, es una procedencia que se vuelve virtual en lugar de física.

• El orden original cambia de mantener el lugar físico original inicial de los documentos controlados por un registro o sistema de clasificación a la consideración de una intervención conceptual de software, donde las piezas del documento son almacenadas al azar, sin significado físico, y entonces son intelectuales o funcionalmente relacionadas, de maneras diferentes, para propósitos diferentes, en tiempos y lugares diversos, en tipos variados de órdenes, para usuarios diferentes. Las órdenes reflejan múltiples usos en los procesos de trabajo en lugar de la clasificación física de objetos registrados.

Un solo "pedazo" de datos puede pedirse de múltiples formas para responder a diferentes usos y públicos diferentes.

• Los 3 componentes que forman parte de cualquier documento, su estructura, su contenido y su contexto que tradicionalmente era fijo en un único medio físico está ahora disperso en almacenes de datos separados y quizás en diferentes programas del software.

Un documento cambia así de ser un objeto físico para volverse un dato conceptual "objeto" controlado por metadatosque virtualmente combinan contenido, contexto y estructura para proporcionar evidencia de alguna actividad o función de su creador.

Es más, como el contexto y el uso de un documento cambian con el tiempo (incluso los usos archivísticos), los metadatos cambian, y el documento y su contexto se renuevan continuamente. Los documentos dejan de ser fijos y se vuelven dinámicos.

El documento no es más un objeto pasivo, un "registro" de evidencia, es un agente activo que desempeña un papel continuo en la vida de los individuos, las organizaciones y la sociedad.

• El fondo archivístico cambia de considerarse como reflejo de algún orden físico estático basado en reglas de transferencia, clasificación o acumulación de agrupaciones de documentos, a una realidad de relaciones virtuales que reflejan el ámbito múltiple y dinámico de creación y la autoría colectiva, enfocada alrededor de la función y actividad y que con más precisión capturan el contexto de los registros en el mundo moderno.

• La clasificación y la descripción se concentran menos en documentos como entidades y agrupaciones físicas que no significan nada en los medios electrónicos y se desarrollan en cambio (compartidos con los investigadores) entendimientos conceptuales enriquecidos de múltiples interrelaciones y usos del entorno de creación, así como la incorporación de la documentación relacionada con el sistema de documentación y los metadatos funcionales de los creadores de documentos en herramientas descriptivas de orden archivístico.

• La valoración se mueve de una posición, basada en el potencial de los archivos para la investigación hacia otra, donde se produce un análisis de macro-valoración de las funciones sociales, programas y actividades del creador; donde se considera la interacción del ciudadano con ellos, y se realiza una selección más sucinta, que implica la preservación continua y el acceso, reflejando estas funciones, y buscando que los documentos no oficiales (privados, e incluso orales).

Se consideren fuentes para complementar los documentos institucionales oficiales, desde una misma lógica funcional. La valoración se asienta en el valor" por medio de una teoría social basada en la narrativa contextual de la creación en lugar de en el contenido asunto.

• La preservación no se enfoca en reparar, conservar y salvaguardar el medio físico del documento, sino que se concentra en migrar continuamente o emular los conceptos e interrelaciones que ahora se definen como documentos y los fondos virtuales sobre los nuevos programas del software. Claro, que la reparación tradicional y conservación continuarán siendo parte del legado documental de siglos pasados.

• Los archivos, como instituciones, se han transformado gradualmente de lugares sólo para el almacenamiento de documentos antiguos, a los que los investigadores se deben trasladar físicamente para convertirse en virtuales, "archivos sin paredes", que facilitan el acceso a los sistemas de recordkeeping interrelacionados, tanto para aquellos que están bajo el control de los archivos como para aquellos que salieron de la custodia de sus creadores o de otros archivos.

Fuentes

• Diccionario de terminología archivística. Normas técnicas de la Dirección de Archivos Estatales. Madrid, Ministerio de Cultura de España, 1993.
• Dictionary or Archival Terminology : Dictionnaire de Terminologie Archivistique. [Munich]], K. G. Saur, 1988.
• Duranti, L. Archival Science. En: Kent A. Encyclopedia of Library and Information Science. New York C, Marcel Dekker, 1997.
• Heredia Herrera, A. Archivística general: Teoría y práctica. Sevilla, Diputación Provincial, 1987.
• Revista ACI
• Rodríguez López, MC. La delimitación de la Archivística como ciencia. Disponible en: multidoc/revista/num10/paginas/pdfs/ Mcrlopez.pdf Universidad Complutense de Madrid Consultado: 10 de enero de 2009.
• Schellenberg TR. Archivos modernos: Principios y técnicas. La Habana, Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 1958.