Fondo Fijo

Fondo Fijo
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Fondo Fijo. El objetivo fundamental del procedimiento de fondo fijo para pagos menores es normar todo lo relacionado con la creación, cancelación, aumento y disminución del mismo y su contabilización.

Alcance

Es aplicable a todas las Entidades subordinadas a este Ministerio.

Documentos de Referencia

1. Resolución No. 324/94, Banco Nacional de Cuba, de fecha 21/11/1994
2. Resolución No. 056/00, Banco Central de Cuba, de fecha 07/08/2000
3. Resolución No. 064/00, Banco Central de Cuba, de fecha 19/10/2000
4. Resolución No. 042/01, Banco Central de Cuba, de fecha 05/04/2001
5. Resolución No. 297/03, Ministerio de Finanzas y Precios, de fecha 23/09/2003
6. Resolución No. 012/07, Ministerio de Finanzas y Precios, de fecha 08/01/2007

Términos y Definiciones

Efectivo en Caja: Lo constituye el dinero de curso legal, que se determine tener en una instalación apropiada (caja) de la empresa.

Fondos Fijos para pagos menores: Lo constituye el efectivo en caja y con fines determinados y en un importe aprobado que posee la Empresa en una instalación apropiada para ello (CAJA).

Procedimiento de Control Interno

El Jefe Máximo de la entidad podrá autorizar por Resolución Interna la
creación, modificación o cancelación del Fondo Fijo para atender las operaciones de pagos menores, a propuesta del Jefe del Área de Economía o Contabilidad, por acuerdo del Consejo de Dirección. (Artículo 16, Resolución 324/94 del BNC).

Copia de la Resolución Interna que aprueba la Creación del Fondo Fijo para Pagos Menores debe ser archivada y conservada en el Área de Contabilidad y estará disponible para ser mostrada a los Supervisores y Auditores.

El efectivo que se destinará al Fondo Fijo, así como todos sus movimientos será extraído o reintegrado a la cuenta de operaciones bancaria de la entidad.

El fondo fijo será utilizado en los conceptos, términos y límites que a continuación se relacionan:
• Pagos Menores
• Anticipos y Liquidación de Gastos de Viajes
1. Los pagos en efectivo que realice la Empresa a partir del Fondo Fijo, no podrán ser superiores a quinientos pesos ($ 500.00 CUP) (Artículo 15, Resolución 324/94 del BNC).
2. La Empresa sólo podrá realizar pagos al sector privado hasta un máximo de cien pesos ($ 100.00 CUP) y autorizados en todos los casos por el Jefe Máximo de la entidad (Resuelvo Noveno, Resolución 42/01 del BCC) el cual velará por la legalidad, otras soluciones y que no se convierta en una práctica. Limitándose en el caso de compra de materiales al sector mayorista.
3. Queda expresamente prohibido realizar operaciones de cobros y/o pagos en moneda nacional con entidades que no estén autorizadas a realizar transacciones comerciales en esta moneda (Artículo 11, Resolución 56/00 del BCC).
4. Queda expresamente prohibido realizar pagos globales que incluyan a más de una persona, fraccionar los mismos y/o designar beneficiarios o intermediarios. Los pagos se harán directamente al vendedor del bien o al ejecutor de servicio prestado (Resuelvo Noveno, Resolución 42/01 del BCC).
5. En la Caja de la entidad se habilitará un Modelo MC-3-01 “Control de Firmas Autorizadas Operaciones de Caja” (Documento 08-03-10-00), para determinar los funcionarios autorizados a firmar los documentos justificantes de los vales de Pagos Menores, del cual tendrá copia el Área de Contabilidad.
6. Para formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo Fijo para Pagos Menores y servir de justificantes provisional del efectivo entregado como anticipo, hasta tanto se efectúe su liquidación o reintegro al amparo de las regulaciones vigentes, se utilizará el modelo SC–3–03 “Vale para Pagos Menores” (Documento 08-03-03-00) atendiendo a:

• Este modelo es de uso obligatorio, se expide cada vez que se realiza un pago o se efectúa entrega de efectivo como anticipo.
• Los vales para pagos menores deben numerarse por el Área de Contabilidad en orden consecutivo dentro del año, quien deberá habilitar un Registro para llevar el Control de los modelos entregados al Custodio de la Caja.
• Sólo se aceptará como justificante de un pago el original del documento, sin enmiendas, tachaduras, borrones o señales de haber sido alterado.
• Los vales para pagos menores serán autorizados por los funcionarios autorizados por el Jefe Máximo de la entidad al cual se le cargará el gasto y será el responsable de cumplimentar los plazos y términos establecidos en la presente y en casos de fuerza mayor y en lo establecido en el punto 5.6 serán aprobados por el Jefe Máximo de la entidad, comprobándose en todos los casos que la firma y los datos se corresponde con el registrado en el modelo MC-3-01 “Control de Firmas Autorizadas para Operaciones de Caja”. (Documento No. 08-03-10-00)

Vales de pagos menores y justificantes

Todos los vales de pagos menores estarán acompañados de sus correspondientes justificantes y éstos deben ajustarse a lo establecido.

1. Se prohíbe expresamente entregar anticipos para pagos menores a una persona que tiene pendiente la liquidación o reintegro de uno anterior.

2. Al efectuarse el reembolso del Fondo Fijo se procede a cancelar el vale y los justificantes por el especialista que atiende el subsistema de caja y banco, mediante un gomígrafo con la palabra “PAGADO”, en caso de no tener gomígrafo escribir en letra grande y en lugar visible la palabra “PAGADO”.

3. En el caso de que el beneficiario sea uno de los Jefes Autorizados a firmar, la firma autorizando la operación será el Jefe Máximo de la entidad.

4. En el caso que se detecten hechos que revistan características delictivas, deberán conservarse esos documentos hasta que se emita el dictamen final por las autoridades competentes.

Modelos y registros

  • Procedimiento No. 07-04-14-00, Ajuste por Faltantes y Sobrantes de Efectivo.
  • Modelo No. 08-03-03-00, SC–3–03 “Vale para Pagos Menores”
  • Modelo No. 08-03-06-00, SC–3–06 “Arqueo de Efectivo en Caja”
  • Modelo No. 08-03-10-00, MC-3-01 “Control de Firmas Autorizadas Operaciones de Caja”

Responsabilidades

De su Aprobación Jefe de la Dirección de Economía del Ministerio

De su Actualización:
Área de Contabilidad de la Dirección de Economía del Ministerio
De su Aplicación: Presidentes de los Grupos y Directores de Empresas
De su Supervisión: Dirección de Auditoría y Supervisión del Ministerio
ARCHIVO:

1- Los documentos serán archivados por un término de cinco (5) años a partir de la fecha de cierre del ejercicio contable. (Resuelvo Octavo, Resolución No. 54/05, MFP)

2- Las condiciones del archivo de los documentos de las acciones preventivas tomadas ya sea en soporte magnético o escrito serán las adecuadas para su custodia e impedir su deterioro. Igualmente estarán clasificados y ordenados de forma que sea fácil su utilización, protección y recuperación. Teniendo en cuenta lo establecido en el Procedimiento 01.00.08.00 del Manual de Contabilidad)

3- Las entidades en su procedimiento deben definir en que legajo se archiva, así como su localización física. (Procedimiento 01-00-09-00, Apartado 5.4.)

Fuente


Tomado de: http://manualdecontabilidad.steels.net.cu/modeloscontables.html.