Servicios bibliotecarios
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Servicios bibliotecarios. Búsqueda y recuperación de información en texto completo de forma organizada y con documentos estructurados. Si este servicio no está presente no se puede hablar de una biblioteca.
A partir de éste y del universo de usuarios que se desee atender se pueden desarrollar servicios adicionales, como consulta de catálogos, ligas a sitios relacionados con el tema de especialización o hacia otras bibliotecas.
Sumario
Historia
El término biblioteca ha ido llenándose de diversos contenidos en función de las circunstancias. La biblioteca de hace apenas treinta años era una institución cuyo fin último se concretaba casi exclusivamente en la conservación y transmisión del Patrimonio Documental.
Los años ´70-´80 suponen la consolidación de los conceptos de usuario y servicio; se trata de una etapa de buena coyuntura económica y de presupuestos generosos.
Por el contrario, los años ´90 conocen un momento general de crisis; lo que supone una restricción presupuestaria que afecta más de cerca a instituciones culturales, generalmente no consideradas esenciales en la mentalidad de quienes tienen que distribuir los presupuestos.
Así aparecen términos como costos, calidad, marketing, evaluación, y gestión aplicados a instituciones de servicios.
Así cada clase de biblioteca tiene diferentes objetivos; lo que establece una estructura, personal y necesidades específicas diferentes, aún teniendo en cuenta que existe una permeabilidad entre los distintos tipos de bibliotecas y una concepción básica que subyace.
La biblioteca actual
La conceptualización del término biblioteca, responde a una realidad compleja y múltiple difícil de concretar en una definición globalizadora, más aún cuando se trata de una entidad de carácter dinámico y por lo tanto cambiante.
Esta realidad y diversidad se ponen de manifiesto de forma más patente en el momento actual, cuando las bibliotecas están en un momento claramente transnacional, derivado, entre otros aspectos, del cambio tecnológico y de una concepción económica de las instituciones de servicios y culturales.
A estos condicionantes se suman otros que dificultan la elaboración de una definición válida:
- La diversificación de tipos de usuarios.
- La diversificación de materiales susceptibles de ser albergados en una biblioteca (CD-ROM, videos, discos, etc.)
- Una concepción más dinámica de la información, en la que se desarrollan tareas y servicios tradicionales de los centros de documentación.
Servicios Básicos
Existe una serie de servicios que se pueden denominar tradicionales entre los que se destacan, la lectura en sala y el préstamo domiciliario, que casi siempre ha ofrecido la biblioteca como servicios bibliotecarios por excelencia en su sentido más amplio, y probablemente los que más caracterizan la profesión.
Con la llegada de la biblioteconomía científica, el cambio conceptual de la biblioteca hacia la noción de servicio al usuario conlleva la aparición de otros servicios que ponen su acento en la difusión:
- Extensión bibliotecaria.
- Servicio de referencia.
- Reprografía.
- Préstamo interbibliotecario.
- Formación de usuarios.
Junto a estos y con la cada vez menor diferenciación entre biblioteconomía y documentación, determinadas bibliotecas, generalmente de carácter especializado, han comenzado a ofrecer los servicios que típicamente venían ofreciendo los centros de documentación:
- Servicio de indización y resumen (vaciados).
Esto ha supuesto un avance considerable en la calidad de los servicios que se ofrecen en las bibliotecas, así como la introducción de nuevas técnicas y procedimientos, una nueva organización del trabajo, análisis y tratamiento de la información.
Lectura en sala
Mediante este servicio cualquier unidad de información permite la consulta "in situ" de sus fondos durante un período de tiempo limitado, que coincide con el horario de apertura, supone la potenciación de toda la zona externa de la biblioteca.
A pesar de que el uso de la colección hasta muy reciente tuvo un carácter muy circunscrito; van a ser avanzado el Siglo XX, por los propios impulsos sociales que marcaba una sociedad cada vez más compleja, junto a la importante labor realizada por las organizaciones internacionales (UNESCO, IFLA, FID... ), cuando la noción de comunicación se va a intentar que abarque a la totalidad de usuarios y a todo el fondo activo de la biblioteca.
Este nuevo concepto se manifiesta en dos fenómenos:
- El libre acceso.
- Relación comunicación/conservación.
El libre acceso
El libre acceso a los fondos, es una conquista bibliotecaria bastante reciente, supone la posibilidad por parte del lector de establecer un contacto directo con el libro, sin la mediación de un asiento bibliográfico.
El libre acceso supone la ordenación sistemática de la colección, siendo de gran comodidad para los usuarios, además de resultar de interés para este pues le pone en contacto con libros que están en su centro de interés y que no conocía de antemano; además del placer de poder hojear los libros antes de asumir su consulta o préstamo, lo cual hace que la elección sea más acertada.
El libre acceso es fruto de la acción agresiva de la biblioteca que sale en busca del lector,siendo la forma de acceso habitual en aquellas bibliotecas que no tienen misión conservadora.
Servicio de préstamos
Aunque la lectura en sala, ya en sí se trate de una forma de préstamo, hablando de préstamo propiamente dicho, nos referimos concretamente al préstamo del libro fuera de la biblioteca.
Este puede considerarse como un contrato entre la biblioteca y el usuario, en el cual la biblioteca cede parte o la totalidad de sus fondos de manera desinteresada, y el interesado adquiere el compromiso de la devolución.
De manera que este servicio requiere el establecimiento previo de un reglamento, que ha de constar de una serie de elementos imprescindibles:
- Identificación de los prestatarios a través del carnet de biblioteca, que acredita la pertenencia del usuario a la institución. En él deben constar los datos personales del usuario para su eventual identificación.
- Material objeto de préstamo.
- Fijación del período de préstamo.
- Número de ejemplares que han de salir en préstamo.
- Duración del préstamo.
- Posibilidades de reserva y renovación. La reserva sería la opción de lectura que manifiesta un usuario con respecto a una obra que sale en préstamo, antes de que sea de nuevo puesta en circulación.
El préstamo ha de responder a una serie de cuestiones:
- ¿Quién tiene las obras? Cuestión a la que se puede responder por medio de un fichero alfabético de prestatarios.
- ¿Que tipo de obras presta la biblioteca?
- ¿Que tipo de lecturas se efectúan? Cuyo fin será evaluar la colección y elaborar las estadísticas. Que obras están prestadas en un período determinado. Y cual es el costo del préstamo. La respuesta a estas cuestiones va a permitir gestionar la colección y adaptar el préstamo a las necesidades reales de los usuarios y objetivos de la biblioteca.
Préstamo manual
El préstamo puede ser gestionado de forma manual y automatizada. El préstamo manual se efectúa mediante un sistema de fichas o tarjetas de control, que permiten identificar al prestatario, obra prestada y la fecha de transición.
Dentro del sistema de gestión manual cabe destacar el de fichas cruzadas, que se basa en dos elementos: el carnet del lector con el número de registro y sus datos de identificación, así como una serie de columnas paralelas en las que se recoge el número de registro de la obra prestada y la fecha de devolución.
Y la ficha del libro con los datos del autor, título registro y signatura topográfica, en el cual en el momento del préstamo hemos de añadir el número de registro de lector y la fecha de devolución.
Préstamo automatizado
Su inclusión en la biblioteca surge de una triple problemática:
- Necesidad de gestionar las colecciones y gestionar el préstamo de una manera rápida y eficaz, evitándose el máximo de limitaciones y cualquier anomalía.
- Necesidad de gestionar el préstamo de distintos tipos de documentos, como el ingreso y devolución de materiales de todas las unidades de información, que comprende una red bibliotecaria.
- Editar todo tipo de productos y realizar estadísticas.
La implantación de sistemas automatizados exige un estudio previo de una serie de cuestiones:
- El volumen o capacidad de transacciones que es posible efectuar con el sistema.
- Gestión simultánea de varios centros.
- ¿Qué bibliotecas utilizan el sistema y qué resultados a proporcionado?
- Posibilidades de desarrollo y expansión del sistema. La utilización de estos sistemas para el préstamo hace que este gane en calidad, agilidad y eficacia.
- Toma de datos de otros procesos (Datos compartidos).
- Rapidez de las transacciones, a través de sistemas ópticos de lectura.
- Posibilidad de elaborar estadísticas muy ajustadas acerca del comportamiento de la colección y usuarios, lo que supone una ayuda inestimable para la gestión.
- Sistemas de alerta y expedición de cartas de reclamación.
- Información al lector.
- Normalización de los procesos para toda la entidad.
Préstamo interbibliotecario
El acceso a la información referencial es efectivo gracias a las posibilidades de consulta que ofrecen las nuevas tecnologías en el ámbito de la información (Internet, CD-ROM).
Sin embargo el acceso al documento primario plantea problemas de origen técnico y jurídico. Para solventar esta necesidad se han elaborado proyectos cooperativos cuyo fin último es proporcionar documentos de manera rápida y económica.
El acceso al documento primario supone la forma de cooperación más elemental entre bibliotecas, no siendo más que una prolongación del préstamo personal, de gran relevancia en bibliotecas de investigación.
Factores que implican su aparición
- Imposibilidad física y económica de disponer de todo el material necesario.
- Facilidad de acceso a bases de datos (Internet).
- Investigación interdisciplinar.
La fuente principal sobre préstamo interbibliotecario tanto nacional como internacional nos viene dada por las publicaciones de la FIAB "Préstamo Internacional : principios y pautas de actuación" y por "Modelo de pautas nacionales para el préstamo interbibliotecario (1983).
Es el más importante a nivel internacional, y su desarrollo viene por una serie de problemas relacionados con el aumento de las necesidades de información de los usuarios, que exige la localización de los ejemplares allí donde estos se encuentran con el objetivo de satisfacer sus necesidades informativas.
También se plantea una problemática de carácter económico, que radica en la inflación que afecta a la producción bibliográfica y la congelación de los presupuestos que afectan a las unidades de información, lo que provoca la contención y recesión de adquisición de publicaciones y lagunas en las colecciones de los propios centros.
A parte de otro tipo de limitaciones de carácter objetivo tanto físicas como intelectuales, ya que la capacidad de la biblioteca en estos aspectos siempre es limitada, en una biblioteca de investigación cualquier producto es susceptible de ser válido para uso, y siempre existe una incapacidad objetiva de espacios delimitados y de capacidad de adquisición, de manera que se ha planteado la imposibilidad de autosuficiencia de cualquier unidad de información, y ligada a ella, la necesidad de la cooperación.
Servicios de referencia
Artículo principal sobre: Servicio de referencia
En los últimos años, en el servicio de referencia se ha asumido que la atención al usuario es una función básica del bibliotecario.Los servicios de información bibliográfica tienen la finalidad de resolver problemas cotidianos de información, de estudio o de investigación gracias a sus conocimientos específicos de las fuentes de información.
Se trata de un servicio directo y personalizado al usuario. Se trata del servicio por excelencia que da sentido a la biblioteca, pero tampoco se puede menospreciar otras tareas complementarias, ya que un buen servicio de referencia se apoya en una buena organización de la colección y la más adecuada elaboración de instrumentos de acceso a la misma.
El material que lo conforma estará compuesto de los materiales de apoyo (obras de referencia) y el equipo informático necesario. El bibliotecario referencista tiene que tener una formación orientada en tres aspectos
- Conocimiento de las fuentes de información sobre el tema o temas de especialización del centro.
- Desarrollo del pensamiento analítico en la valoración de las preguntas formuladas.
- Habilidades de comunicación.
Formación de usuarios
La formación de usuarios es una tarea fundamental en las bibliotecas, en la medida que se reconoce la existencia de la biblioteca en función de sus usuarios.
Esta tiene como objetivo el mejor conocimiento y aprovechamiento de los recursos disponibles.
En cuanto a su organización habría que diferenciar entre aquella que tiene un carácter específico (cursos de formación de usuarios), y aquella que se realiza de manera cotidiana y tiene que ver con la tarea de información bibliográfica. Estos tienen un carácter colectivo, y voluntario.
Su importancia reside en que se trata de una información más asequible y asimilable por el usuario por su carácter personalizado, y porque se proporciona en contacto con el problema planteado en un momento determinado.
Parece ser que la formación de usuarios es una de las tareas con más expectativas de futuro en el planteamiento de los papeles que debe desarrollar el bibliotecario del futuro.
Indización y resumen
Las publicaciones periódicas que se reciben en la biblioteca son de un alto valor económico y de gran interés para los investigadores. En contraposición al libro, que supone el saber consolidado, la revista científica tiene un carácter más dinámico, ya que permite una publicación rápida de una investigación en curso, o adelanta las conclusiones de esta.
La manera de rentabilizar la inversión que se hace en este tipo de publicación es su uso, y este se potencia cuando la información que contiene la publicación es accesible de forma rápida y segura.
Fue a principios de los años ´70 cuando se empiezan a crear los centros de documentación, que ponen su interés en la dinamización de la información a través de las técnicas de indización y resumen.
El usuario puede acceder a esa información por medio de cada uno de los términos de indización, o por la combinación de estos utilizando la Álgebra de Boole, con los operadores lógicos (AND, OR, NOT) o a través de métodos estadísticos de ponderación y relevancia.
Así se pueden perfilar búsquedas de información muy precisas respecto a lo que necesita el usuario. Y estas además se acompañan de un pequeño resumen que condensa el contenido del documento, de manera que la persona a la que se le proporciona la referencia se puede hacer una idea rápida del contenido del documento, y estimar si es pertinente para sus necesidades.
Servicios de este tipo requieren una buena disponibilidad numérica de personal.
Diseminación Selectiva de la Información
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Se trata de un servicio de alerta informativa a la medida de cada uno de los usuarios en función de sus intereses concretos. El usuario que acude a un servicio de este tipo mantendrá una entrevista con el documentalista en la que este le ayudará a una definición precisa de su centro de interés.
El documentalista a continuación elaborará un perfil de usuario ajustado a esas características; de tal forma que el sistema elabore cada unidad de tiempo determinado una búsqueda a partir de esos términos de indización (estrategia de búsqueda), proporcionando al usuario un impreso con las novedades informativas de su demanda. Y un cuestionario, en el que el usuario evalúa la calidad de la búsqueda, y si esta debe ser corregida para adecuarse a su perfil.
Consultas a bases de datos
Hace unos años la única manera de consultar los registros bibliográficos de otras instituciones era utilizando los servicios en línea que estas ofrecían. Este servicio, salvo en ocasiones excepcionales, suponía un alto coste, ya que en la mayoría de los casos estas bases de datos se encontraban en otros países, lo cual suponía que el tiempo de conexión gravaba altamente la búsqueda, junto a la lenta velocidad de las líneas telefónicas (red conmutada), amén de las tarifas de las organizaciones que ofrecían estos servicios.
La cosa cambió de manera radical hace unos pocos años cuando se generalizó el uso de bases de datos en CD-ROM, que eran las mismas que las ofrecidas en línea, salvando la diferencia de que se consultaban “in situ”, no suponía un coste adicional por tiempo de consulta, y el sistema de recuperación era asequible a un usuario medio.
Si bien la actualización no es inmediata, si no que son suscripciones que se reciben periódicamente. Ello impulsó a los centros de información especializados a que ofrecieran estos servicios a sus usuariossin ningún tipo de costos.
Con el advenimiento del fenómeno Internet este servicio se ha visto afectado, ya que muchas de las bases de datos que se venían ofreciendo en este formato están disponibles en la red, con una actualización inmediata, y con unos costes de conexión asequibles.
De todas las maneras el CD-ROM sigue siendo utilizado, pues la infraestructura de las conexiones, apesar de ser digitales, no es tan rápida como en una consulta monopuesto. Y no siendo para información de actualización constante (bolsa, datos estadísticos... ) estas siguen utilizándose.
Servicios bibliotecarios en Internet
Este fenómeno perfila una dimensión de la información nunca antes conocida, algunos lo han comparado con la invención de la imprenta, y cuyos recursos están todavía por explotar.
Internet a venido a materializar en alguna manera el viejo sueño del padre de la documentación Paul Otlet, cuando exponía la utopía de disponer de toda la información y saber acumulado en un escritorio, y que este fuera de un automatismo riguroso.
Desde un punto de vista humanístico se podría decir que la biblioteca sería el centro de la comunidad que garantizase el acceso democrático a esa información a aquellos que no tuvieran medios materiales para hacerlo. El fenómeno INTERNET, a pesar de la notoriedad dada en prensa y medios de comunicación, afecta a una ínfima parte de la población. ¿Cuál sería entonces la labor del bibliotecario? Es difícil de determinar, más y cuando los fenómenos tecnológicos se suceden vertiginosamente, la renovación es constante.
Se podría decir que el bibliotecario tendría una gran tarea en lo relativo a formación de usuarios, búsquedas bibliográficas especializadas y proporcionar información elaborada.
Tampoco conviene adentrarse en el futuro, INTERNET es una realidad que está ahí, nuestras bibliotecas empiezan actualmente a disponer de conexiones, y con ello, hemos de plantearnos en que medida podemos mejorar nuestros servicios haciendo uso de esta nueva herramienta tecnológica.
Correo electrónico
Una de las herramientas más útiles de Internet es el correo electrónico, que supone la posibilidad abierta de enviar y recibir mensajes, en tiempo de segundos, y con unos costes inapreciables.
Muchos de los productos que antes difundía la biblioteca en formato impreso: boletines de novedades, sumarios de revistas. Actualmente a través del servicio E-mail se pueden difundir en pocos segundos, y se elimina el alto coste que suponía en esfuerzo humano y económico la elaboración de los mismos. Con lo que se puede hacer llegar la información a más personas a menor coste.
Otra de las ventajas que permite este servicio es la suscripción a un foro de discusión de los tantos que existen para cada campo del conocimiento.
Telnet
Otro de los servicios de Internet es Telnet, que permite la emulación de terminales remotas. Lo que supone tener acceso a los registros de cualquier biblioteca que esté en la red, lo que amplía hasta grados antes insospechados las posibilidades de información de la biblioteca. La actual red de la Universidad de Salamanca que permite disponer del catálogo de todas las bibliotecas que estén en la misma terminal, utiliza este servicio.
Aunque la tendencia es a integrar estos servicio en WWW. Tiene una enorme importancia para las actividades de cooperación y préstamo interbibliotecario, ya que se puede entrar a cualquier biblioteca de la red y consultar si existe el documento de interés. No solamente se pueden visualizar los datos, sino que se puede transferir registros bibliográficos, lo cual supone un desahogo de los servicios técnicos y una normalización de procesos.
Dinamización
Las tareas de dinamización son aquellas orientadas a impulsar la utilización de la biblioteca por parte del usuario que no utiliza sus servicios, y por otra parte que estos recursos se utilicen mejor.
Generalmente se tiene la idea de que estas tareas de dinamización son propias de bibliotecas públicas, y que no tiene cabida su uso en la biblioteca universitaria.
Para poder realizar estas es conveniente que haya algo que ofrecer. Algunos de estas tareas ya han sido esbozadas en apartados anteriores cuando se hablaba de servicios de información bibliográfica entre ellas estarían:
- Espacios diferenciados dedicados a las novedades.
- Servicios a la comunidad.
- Anuncios sobre cursos, conferencias, congresos.
- Anuncios sobre ofertas de empleo, prácticas.
- Recortes de periódico de interés para los usuarios.
- Elaboración de dosieres documentales de interés.
- Prácticas en los locales de la biblioteca.
- Exposiciones bibliográficas.
- Buzón de sugerencias.
- Implicar a la biblioteca en las actividades del centro.
Fuentes
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