Vigilancia Tecnológica

Vigilancia Tecnológica Concepto: Se ocupa de las tecnologías disponibles o que acaban de aparecer, capaces de intervenir en nuevos productos o procesos.

Vigilancia Tecnológica. Realizar de manera sistemática la captura, el análisis, la difusión y la explotación de las informaciones técnicas útiles para la supervivencia y el crecimiento de la empresa” . Su función primordial es alertar sobre toda información de carácter científico o técnico susceptible de crear oportunidades o amenazas. Se ocupa de las tecnologías disponibles o que acaban de aparecer, capaces de intervenir en nuevos productos o procesos.

Antecedentes

La práctica de la vigilancia siempre ha formado parte de una gestión efectiva de la tecnología . Ya en el siglo XVIII la revista escandinava Den Göteborg Spionen se especializaba en divulgar información sobre los procesos de fabricación de porcelana del sur de Europa en su área de influencia. En Japón, la dinastía Toh (Siglos VII a IX) usualmente enviaba misiones de estudio a Choan, China –entonces la ciudad más desarrollada e internacional del mundo- para captar información sobre su avance . De igual manera, la dinastía japonesa Meiji decidió transformar su modo de desarrollo no por simple fascinación de sus élites respecto a la revolución industrial occidental, sino para preservar su independencia. La expansión comercial de la Alemania prusiana fue la estrategia de respuesta a la supremacía de la Inglaterra victoriana. Estos modelos, muestran cómo la eficacia de la vigilancia tecnológica en la empresa depende del esfuerzo de ésta pero también de la circulación de información entre ella y la interfaz tecnológica, empresarial y administrativa.

Como consecuencia del rápido progreso tecnológico caracterizado por una competencia cada vez más intensa, la disminución en los ciclos de vida de los productos, el aumento en los costos de la I+D y el empleo de tecnologías genéricas, los esfuerzos de las empresas encaminados hacia la obtención de ventajas competitivas han sufrido una transformación notable. En años recientes ha aumentado la necesidad de poder tomar ventaja de la información referente a las actividades científicas y tecnológicas que se dan en el entorno. Los palpables cambios acaecidos en la organización industrial de la I+D sitúan a partir de los años noventa el inicio de una nueva generación en la administración de la innovación, donde el proceso de intercambio de información en la formulación e implementación de estrategias es esencial y prácticamente imprescindible . Para competir en esta nueva generación, los sistemas de información del entorno tecnológico fiables y oportunos adquieren una dimensión clave para dar respuestas proactivas a los cambios generados a corto y largo plazo.

Michael Porter desde comienzos de los años ochenta de la pasada centuria, ya señalaba la importancia de un análisis profundo de la competencia en el diseño de la estrategia empresarial, recomendando el empleo de sistemas formalizados de vigilancia. Desde entonces, la creciente adopción de enfoques formales de vigilancia (asociada a labores de inteligencia) como modo de mejorar la captación, análisis y utilización de la información, ha venido siendo detectada y analizada en empresas de Estados Unidos, Europa y Extremo Oriente fundamentalmente.

Surgimiento

El entorno actual de desarrollo ha planteado la necesidad de incorporar en el aparato productivo distintos elementos diferenciadores que permitan anticipar los cambios tecnológicos. La Vigilancia Tecnológica surge como una metodología enfocada a analizar estos cambios, identificar retos y oportunidades, apoyándose principalmente en las tecnologías de la información, mediante la búsqueda, captura y análisis de datos e información.

Caracterización epistemológica

En el pasado, antes de la globalización y de la aceleración del cambio técnico, conocer la evolución y resultados de los esfuerzos tecnológicos era relativamente más sencillo. La comunidad científica y tecnológica era más reducida en número y en países, los principales trabajos científicos aparecían en un volumen "manejable" de publicaciones, los solapamientos entre comunidades de investigación no eran habituales, la diseminación se realizaba preferentemente por la comunicación y el trato personal; en definitiva, la velocidad de aparición de las novedades era más lenta y frecuentemente los cambios de estado del arte coincidían con el ciclo de vida de un profesional en la empresa. El conocimiento tácito y la experiencia tecnológica no documentada, vitales en la empresa, no contaban para su difusión más que con los viajes en los medios de transporte de la época.

Definiciones

La Vigilancia supone estar informado de lo que está ocurriendo en un determinado entorno. Significa además detectar información de interés procedente de recursos variados y dispersos, pero también seguir y analizar aquellas otras fuentes de obligada consulta que habitualmente aportan información relevante y que deben explorarse sistemáticamente.

La Vigilancia, de forma general, según González Limas puede definirse como:

"el esfuerzo sistemático y organizado por la empresa para la observación, captación, análisis, difusión precisa y recuperación de información sobre los hechos del entorno económico, social o comercial, relevantes para la misma por implicar una oportunidad o amenaza para ésta, con objeto de poder tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios"

Según la norma UNE 166006:

"la Vigilancia es un proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios"

La Vigilancia según Rouach:

"es el arte de descubrir, recolectar, tratar, almacenar informaciones y señales pertinentes, débiles y fuertes, que permitirán orientar el futuro y proteger el presente y el futuro de los ataques de la competencia. Transfiere conocimientos del exterior al interior de la empresa"

Importancia

Para las empresas es fundamental conocer las últimas tecnologías en las que se está trabajando, así como los últimos productos que están en el mercado. Deben conocer además las líneas de investigación y las patentes en la disciplina correspondiente. También es útil saber las tecnologías emergentes y aquellas que quedan obsoletas. Por tanto, estar informados en una etapa temprana de los avances tecnológicos en el área de interés, es un tema prioritario para la incorporación de tecnologías eficientes que puedan ofrecer ventajas competitivas a la empresa.

Es importante saber además qué hacen los competidores, en qué investigan, dónde patentan, por dónde se mueven, para intentar seguirles o adelantarles. A la vez se intenta armonizar y organizar los estudios e investigaciones sobre los distintos estándares para, de este modo, impedir el duplicado del trabajo. Finalmente, las empresas quieren saber quién es el líder, y en qué instituto, en qué universidad, en qué empresa está, para intentar ponerse en contacto con él y conseguir ventajas.

Todo esto en consecuencia del crecimiento exponencial de la producción científica y de las aplicaciones tecnológicas, así como de los medios de información. Por lo que cada empresa debe ser capaz de percibir las señales indicadoras de los cambios significativos en el exterior para poder mejorar la planificación estratégica, mantener la competitividad y aumentar la cultura innovadora.

Por tal motivo los objetivos básicos de la Vigilancia son:

• Conocer el entorno
• Identificar tendencias (nuevos temas, nuevos actores, nuevos productos, nuevos procesos, etcétera), riesgos, oportunidades, y actuar en consecuencia, es decir, trazar una buena estrategia a partir de lo que sucede en torno a la empresa para permitir a la organización estar en la delantera y poder anticiparse a los cambios tecnológicos.

Tipos de vigilancia

Michael Porter , de la Universidad de Harvard, ha identificado cinco factores determinantes de la competitividad de las empresas:

1. Nuevos entrantes
2. Clientes
3. Proveedores
4. Competidores
5. Productos sustitutivos, que permiten analizar cualquier empresa en términos de rentabilidad.

A partir de estos cinco factores es posible identificar cuatro tipos de Vigilancia que giran en torno a los mismos, que pueden clasificarse como:

• Vigilancia Tecnológica: se ocupa de las tecnologías disponibles o que acaban de aparecer, capaces de intervenir en nuevos productos o procesos y el seguimiento de los avances del estado de la técnica así como de las oportunidades que genera.
• Vigilancia Competitiva: se ocupará de la información sobre los competidores actuales y los potenciales (política de inversiones, entrada en nuevas actividades, técnicas de venta y de distribución, política de comunicación), así como de aquellos con productos sustitutivos.
• Vigilancia Comercial: estudia los datos referentes a productos, mercados, clientes y proveedores (estudios de mercado, nuevos mercados, evolución de las necesidades de los clientes, solvencia de los clientes, nuevos productos ofrecidos por los proveedores).
• Vigilancia del Entorno se ocupa de la detección de aquellos hechos exteriores que pueden condicionar el futuro, en áreas como la sociología, la política, el medio ambiente, las reglamentaciones, y otros.

Por tal motivo la empresa debe decidir sobre qué aspectos debe estar bien informada y cómo manejar esa información para que le permita anticiparse a los cambios, reducir el riesgo en sus decisiones y conseguir los resultados esperados. Para ello, y como punto de partida se proponen los ejes de información ya expuestos sobre los que se centra la Vigilancia:

a) Tecnológicos:

• Las tecnologías en que se está investigando (publicando o patentando) en una determinada área.
• Las soluciones tecnológicas disponibles.
• Las tecnologías emergentes que están apareciendo.
• La dinámica de las tecnologías (qué tecnologías se están imponiendo y cuáles se están quedando obsoletas).
• Las líneas de investigación y las trayectorias tecnológicas de las principales empresas que compiten en el área.
• Los centros de investigación, equipos y personas líderes en la generación de nuevas tecnologías, capaces de transferir tecnología.

b) Competitivos:

• Análisis y seguimiento de los competidores actuales y potenciales. El destino de sus inversiones, sus productos, circuitos de distribución, tiempos de respuesta, tipo de clientes y grado de satisfacción, su organización, su capacidad financiera, etcétera.
• La cadena de valor del sector, al completo. La situación de la empresa y su fuerza en dicha cadena de valor.

c) Comerciales:

• Los mercados.
• Los clientes, la evolución de sus necesidades, su solvencia, etcétera.
• Los proveedores, su estrategia de lanzamiento de nuevos productos, etcétera.
• La mano de obra en el sector y en la cadena de valor.

d) Entorno:

• La legislación y normativa, barreras no arancelarias, y otros.
• El medioambiente y la evolución de su cuidado.
• La cultura: detrás de toda decisión hay personas. Política, sociología, y otros.

El término de Vigilancia Estratégica engloba a los distintos tipos de Vigilancia que necesita realizar una empresa. Los resultados que persigue alcanzar la misma pueden clasificarse de la siguiente forma:

Anticipar: detectar oportunamente los cambios relevantes en el entorno de la empresa.

Minimizar Riesgos: detectar amenazas para la empresa que provengan de nuevos productos, normativas, competidores, etc., y tomar decisiones adecuadas al optar por unas tecnologías u otras.

Comparar: reconocer los puntos fuertes y las debilidades frente a la competencia y frente a las necesidades de los clientes.

Innovar: identificar oportunidades de mejora e ideas innovadoras en el mercado.

Cooperar: detectar oportunidades de cooperación y encontrar los socios más adecuados.

Ciclo de la vigilancia tecnológica

Existe un consenso en la literatura consultada sobre las fases que debe seguir el proceso de Vigilancia Tecnológica. A continuación, algunas propuestas de fases ofrecidas por diferentes autores, todas ellas muy similares.
Johnson expone que la Vigilancia Tecnológica comprende un conjunto de actividades que se desarrollan regularmente en paralelo, en ocasiones, son ejecutadas por grupos y otras veces individualmente. Las tres etapas que propone son:

1. Recogida de información:

• Objetivo de la búsqueda.
• Inventario de las informaciones y fuentes existentes dentro de la empresa.
• Plan de búsqueda (navegación por Internet, accesos a bases de datos, etcétera).
• Almacenamiento de la información recogida (llenado de bases de datos privadas).

2. Análisis y síntesis:

• Selección y clasificación.
• Análisis (identificación de las grandes tendencias).
• Síntesis (validación de resultados, síntesis textuales y visuales, elecciones estratégicas, preparación de escenarios).

3. Difusión y decisión:

• Presentación de diversos escenarios a los responsables (toma de decisiones).
• Evaluación (seguimiento de las acciones, estudio de los beneficios obtenidos).
  

Las fases de la Vigilancia Tecnológica según la Norma UNE 166.002 son:

1. Identificación de los factores críticos de Vigilancia, las cuestiones externas a la organización cuya evolución es crucial para su competitividad: tecnologías emergentes, competidores actuales y potenciales, desarrollo de los mercados y del entorno.
2. Identificación de las fuentes o tipos de información relevante para seguir los factores críticos de vigilancia: formales (patentes, prensa, bases de datos, informes, publicaciones) o informales (conversaciones, apuntes, reuniones, congresos, ferias, exposiciones, encuestas, etcétera).
3. Elección de los medios de acceso y seguimiento de las fuentes de información, en muchos casos mediante software especializado o sistemas y servicios automatizados: control de estudios e informes de mercado, vigilancia de prensa, servicios de bases de datos, monitorización y rastreo de Internet, etcétera.
4. Ejecución regular de la búsqueda de información, mediante una estrategia sujeta a revisión constante.
5. Análisis, evaluación y organización, puesta en valor de la información obtenida, para sacar conclusiones útiles a la organización, en muchos casos también mediante software de análisis, tratamiento y presentación de datos.
6. Difusión selectiva de la información elaborada, por los canales y a las personas adecuadas.

Finalmente, Rodríguez propone en su tesis doctoral su propia síntesis del proceso de Vigilancia Tecnológica en la empresa. Según este autor, el proceso de seguimiento contempla cinco actividades fundamentales:

1. El scanning o exploración. Se centra en la revisión continua del entorno a través de un amplio número de fuentes de información, su finalidad es la de descubrir acontecimientos y hechos que pueden influir en el desempeño de la empresa, aún constituyendo estos débiles señales.
2. El monitoring o monitoreo. Se caracteriza por su naturaleza investigadora y descubridora. Implica un proceso rutinario de búsqueda, interpretación y acceso a información enfocado hacia áreas seleccionadas para identificar los avances actuales y detectar tendencias. También implica detectar eventos clave y cambios en forma de avisos de alerta roja.

Los participantes en estas etapas deben tener elevadas habilidades de pensamiento lateral que les permitan detectar nuevas soluciones a un problema o deducir posibles efectos de acontecimientos ajenos al área de actividad de la empresa.

1. La investigación y análisis. Consiste en un proceso sistemático enfocado a determinar el impacto potencial de los hechos detectados. Se identifican posibles oportunidades y amenazas para la organización y se proponen recomendaciones al respecto.
2. La difusión de los resultados. La selección de la vía de comunicación de resultados se realiza en función de las necesidades de los usuarios a los que esté dirigido este servicio. Las tres variables clave a considerar son: calidad, oportunidad y tipo de presentación de los resultados.
3. La internalización. El fin último es incorporar los resultados a acciones específicas. Pueden tener un alcance general o puntual en las operaciones de la organización. Se habla de vigilancia táctica en temas concernientes al corto plazo y basados en el conocimiento de actividades de ciencia y tecnologías recientes y actuales, mientras que la vigilancia estratégica se dirige a determinar direcciones generales en el largo plazo.

La combinación de ambos tipos de vigilancia con otras informaciones de negocio contribuye a formar la base de un conjunto de actividades, dirigidas a incrementar la competitividad de la empresa, a través de la mejora continua en productos y procesos. Es a través de un proceso de asimilación de los resultados de la vigilancia donde las empresas adquieren ventajas, desarrollando capacidades científicas y tecnológicas y evitando sorpresas negativas del entorno exterior.

Costo de la No Vigilancia Tecnológica

La posición competitiva de una empresa depende, en cierta medida, del grado de liderazgo que consiga en una o más aplicaciones de su tecnología. Incluso en aquellas entidades que no se distinguen por su liderazgo tecnológico, mantenerse a la altura de las tendencias imperantes es muy conveniente para no caer en la ignorancia tecnológica y evitar fracasos. Las empresas innovadoras están comenzando a darse cuenta de la importancia de la ventaja de la información oportuna transformada en conocimiento e inteligencia, reconociéndose el primero como el más importante activo de la empresa, por lo que se hacen extraordinarios esfuerzos por definir cómo adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo.

Los costes de la I+D han aumentado de tal modo que ninguna empresa puede pretender la autosuficiencia tecnológica, debiendo aumentar la atención a los desarrollos externos. Por ejemplo, se calcula que las empresas japonesas destinan un 1.5% de su cifra de ventas a tareas de vigilancia, siendo así que las etapas para la creación y comercialización de un producto incluyen de manera prioritaria, a la vigilancia tecnológica y comercial .

El coste de no disponer de un sistema de vigilancia se salda con una pérdida de oportunidad de entrada en nuevos mercados o, peor aun, con una merma paulatina de la competitividad. Partiendo de la base de que toda empresa hace algún tipo de vigilancia, solo un sistema organizado consigue que sus resultados no dependan del azar.

Informes provenientes de varias entidades gubernamentales entre las que se destaca la Oficina Española de Patentes y Marcas y la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, han demostardo que más de 20.000 millones de dólares pierde anualmente Europa cuando descubre que las patentes que intenta registrar ya forman parte del acervo intelectual de otros países que lo han hecho primero, lo que se traduce en tiempo, dinero, recursos humanos, materiales e infraestructuras perdidas que pudieron haberse empleado en desarrollos más avanzados a partir de lo ya investigado por otros.

Fuentes

• González Limas, G. Seminario Nacional de la OMPI sobre Propiedad Industrial, Invenciones e Información.
• Velazco C. A. and Quintana C., “Inteligencia competitiva, prospectiva e innovación La norma UNE-166006 EX sobre el sistema de vigilancia tecnológica”. Boletin ICE, 2006.
• Rouach, D., La veille technologique et l’Intelligence Economique. 2006: p. 59.
• Porter, M. [cited; Disponible en:Innovación
• Alpízar Terrero, MsC. María Angeles. La Vigilancia tecnológica para la actividad de investigación y desarrollo. Disponible en:Monografías, Universidad de Oriente. Consultado el 21 de noviembre de 2012.