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| | ===Reunión mixta=== | | ===Reunión mixta=== |
| | Con la palabra mixta se refiere a una mezcla, un conjunto, es decir, una incorporación de todos o algunos conceptos de los anteriores tipos de reuniones, de esta manera creando un grupo de ideas y nociones de una reunión de tipo variada. Es una de las más comunes y utilizadas por las organizaciones. Se utilizan en todos los niveles de la empresa. Sus principales funciones son una combinación de las funciones de las demás reuniones como, por ejemplo, dar a conocer un problema, diagnosticarlo y conseguir una solución; dar un anuncio y evaluar las reacciones, proponer una [[dinámica de trabajo]], etc. | | Con la palabra mixta se refiere a una mezcla, un conjunto, es decir, una incorporación de todos o algunos conceptos de los anteriores tipos de reuniones, de esta manera creando un grupo de ideas y nociones de una reunión de tipo variada. Es una de las más comunes y utilizadas por las organizaciones. Se utilizan en todos los niveles de la empresa. Sus principales funciones son una combinación de las funciones de las demás reuniones como, por ejemplo, dar a conocer un problema, diagnosticarlo y conseguir una solución; dar un anuncio y evaluar las reacciones, proponer una [[dinámica de trabajo]], etc. |
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| − | ==Importancia de las reuniones==
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| − | En el marco de la comunicación (uno de los pilares fundamentales para una empresa en crecimiento, de acuerdo al interesante artículo de Hugo Spinassi) las reuniones entre los integrantes son de vital importancia.
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| − | A veces se trata de reuniones de un [[gerente]] con el personal. En otros casos, de reuniones de gerentes. En un estadío más avanzado de la organización, serán las [[reuniones de Mesa]] de Dirección, o del Directorio.
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| − | Todas estas reuniones tienen un componente en común: constituyen uno de los engranajes fundamentales para que las mejores decisiones en la empresa, y su exitosa puesta en marcha.
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| − | Las reuniones pueden ser una experiencia positiva o negativa, en relación directa con la habilidad de quien las preside y, fundamentalmente, la actitud de los participantes.
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| − | Las quejas más habituales relacionadas con una reunión negativa o improductiva son que estos encuentros son uno de los grandes ladrones de tiempo del [[trabajo]], ya que en muchas ocasiones se convoca a reuniones cuyos objetivos no están claros, o nadie se sintió verdaderamente escuchado, o quien la preside asume demasiado [[protagonismo]], no dando espacio al intercambio y el disenso, o se producen demasiadas distracciones y pérdida general de [[tiempo]] (con la consiguiente sensación de [[enojo]] o fastidio).
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| − | Todos agradecemos una reunión bien planificada, concreta, no muy extensa y que nos permite rápidamente volver a nuestras tareas: la duración justa de una reunión es la que permite discutir todos y cada uno de los temas planteados.
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| − | ==Aspectos a tener en cuenta para que una reunión resulte positiva y productiva==
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| − | *Planificar: Es necesario establecer una agenda o un temario de los asuntos a tratar, tener en claro los objetivos de la reunión, decidir quién comunicará el día y hora del encuentro, quién lo moderará y quién será responsable de poner por escrito los acuerdos a los que se llegue. Sin una planificación que ordene el espacio/tiempo de la reunión, los asistentes probablemente sentirán que están frente a una situación improvisada, sin rumbo claro, lo cual no hará más que generar desmotivación y tedio, por sentir que se está perdiendo el [[tiempo]]. Frente a la falta de un orden, pueden suceder dos cosas: que los participantes se vayan por las ramas, extendiéndose en temas que nada tienen que ver con el objetivo principal de la reunión, o bien que exista aquel que se constituye en el disparador de temas conflictivos de [[familia]] que nada tienen que ver con la reunión.
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| − | *Fijar [[día]], hora y motivo del encuentro y designar a una sola [[persona]] como encargada de comunicar esta información a todos los que participarán con la debida antelación. De este modo, todos pueden ordenarse con respecto a otros compromisos y se evita el famoso [[teléfono]] descompuesto. La existencia de objetivos o temas a tratar permite a los que se reunirán al saberlo con antelación, preparar cualquier [[material]] que consideren de utilidad llevar a la reunión, así como tomar nota previa de algunos puntos que no se desea que sean pasados por alto. Asimismo, el estar al tanto del motivo de la reunión evitará preguntas innecesarias que no harán más que prolongar el encuentro.
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| − | *Respetar el [[horario]] de comienzo de la reunión. Arribar a la reunión puntualmente y respetar el horario de inicio de la misma equivale a respetar a todas las personas presentes y su tiempo. Esto no siempre sucede y genera malestar. Las personas que llegan tarde a una reunión, interrumpen, provocando el fastidio de los demás y viéndose en la necesidad de recapitular para poner al tanto al recién llegado.
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| − | *Pautar la duración de la reunión cuando ésta comienza: ello se hace en relación directa con los temas que se vayan a tratar. Por ejemplo, las reuniones en las cuales se tratan temas presupuestarios suelen ser más extensas, ya que deben discutirse una cantidad importante de detalles. Por otra parte, una reunión demasiado extensa lleva a una lógica falta de interés y concentración por parte de los participantes. Una reunión productiva no debiera extenderse por más de 120 [[minutos]].
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| − | * Apagar los [[teléfonos celulares]] durante la reunión: Ello contribuirá a crear un [[clima]] que permita trabajar en forma productiva. El [[espacio físico]] en el cual se desarrollará la reunión también es importante. Principalmente debe ser un lugar confortable y silencioso, en el cual se garantice la ausencia de interrupciones.
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| − | *Tomar una actitud positiva hacia los [[conflictos]]: La reunión es también el espacio en el que se exponen conflictos. La mejor manera de encontrar una solución efectiva para los problemas es partiendo de una actitud basada en tomar estas situaciones como un [[aprendizaje]]. Las soluciones deben tomarse de forma consensuada y ello sólo puede lograrse si los participantes logran escuchar y respetar atentamente los distintos puntos de vista y no encerrarse en sus propios pareceres, comprendiendo que las críticas pretenden tener un fin constructivo y no constituyen una [[agresión personal]].
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| − | *Registro de los acuerdos: Los acuerdos a los cuales se arriba en la reunión deben ser registrados. Ello puede hacerlo una secretaria, o uno de los participantes. En el caso de que los temas tratados sean confidenciales, los participantes se pondrán de acuerdo sobre quién es la mejor persona para realizar esta [[tarea]]. Es importante que no queden dudas con respecto a los acuerdos, ya que éstos marcan un rumbo a seguir o la asignación de nuevas responsabilidades. Si no queda constancia alguna de los acuerdos, es posible que a las pocas horas ya nadie tome en cuenta las decisiones que se tomaron y nunca se implementen las acciones acordadas. La reunión no sólo es un espacio establecido para tomar decisiones y llegar a acuerdos, sino también para documentar los mismos en un [[plan de acción]] y velar por que éstos se cumplan.
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| − | *Evaluación final: Al finalizar la reunión es conveniente revisar si se han tratado todos los temas, alcanzando los objetivos propuestos. Esta [[evaluación]] también es de utilidad para revisar procesos o dinámicas que quizás no fueron de utilidad durante la reunión y que pueden perfeccionarse.
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| − | *Comprender que las reuniones forman parte del trabajo: La peor frase para dar por terminada una reunión es decir "¿puedo volver a trabajar?"
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| | ==Fuente== | | ==Fuente== |
Reunión |
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 | | Concepto: | Acto en que se reúnen un conjunto de personas, particularmente para tratar algún asunto. |
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Reunión es cuando un grupo de dos o más personas se encuentran en determinado lugar para discutir uno o varios temas particulares. No es necesario encontrarse en un ambiente físico determinado, hoy en día con el avance de la tecnología, es posible mantener reuniones a través de video conferencias, entre otras opciones.
Las reuniones pueden llevarse a cabo de manera planificada o no, como puede ser también informal o formal, todo esto depende del contexto donde se de dicha situación. Su función es muy variada dependiendo del motivo del encuentro, puede ser informativa, generar ideas, entretenimiento, etc.
Clasificación de las reuniones
Reunión informal
Todo tipo de encuentro casual o premeditado, con fines de entretenimiento, como una cena con amigos, ir al cine, eventos deportivos, fiestas, etc. Son los más comunes ya que se encuentran presentes en casi todas las actividades diarias.
Reunión formal
Estas son utilizadas principalmente en empresas y organizaciones. Tienen diferentes fines pero su función principal es promover al trabajador y conseguir una actividad de mejor calidad. Se subclasifican en:
Reunión informativa
Este tipo de reuniones sirven para aclarar determinadas situaciones, decisiones, ideas, etc. El informante o informantes esclarecen e informan al resto del grupo lo expuesto y de esta manera evitan malentendidos. El ambiente es formal y la comunicación unidireccional. Puede que parezca una charla informal pero su principal función es la de informar cierto acto.
Reunión consultiva
Su función es estimular la creatividad de sus participantes ya que promueve la actividad mediante consultas, preguntas, dudas de los mismos. El ambiente es formal orientado a la participación voluntaria y espontánea de todos los protagonistas de dicha reunión. También suelen utilizarse para proponer una nueva actividad y estudiar la reacción de los participantes, escuchar y diagnosticar problemas, proponer soluciones a los mismos, etc.
Reunión para provocar acción
Este tipo es muy utilizado en las empresas y es de carácter formal. Los participantes de esta reunión son incentivados para que actúen de una manera determinada deseada por sus supervisores o personal de jerarquía más elevada. Requiere la atención y promoción de sus protagonistas. El promotor debe presentar bases muy sustentables y capaces de interesar a su público para que esta reunión tenga el éxito deseado.
Reunión de revisión
Su función principal es analizar y sacar conclusiones de alguna actividad anteriormente propuesta. Sirve para tener datos con los resultados concluyentes y verificar si esta actividad tuvo éxito o no, en qué y cómo puede ser mejorada.
Reuniones de negociación
Las empresas utilizan este tipo de reuniones con el objetivo de alcanzar una meta en particular. Para esto el conductor debe poseer mucha habilidad y experiencia, ya que se pueden perseguir metas muy altas. Para que estas tengan éxito se requiere una gran organización y mucho estudio de cómo, cuándo, cuánto, por qué, se produce esta reunión. Suelen utilizarse para mantener algún tipo de negocio con otra organización, tomar decisiones sobre algún tipo de problema, diagnósticos determinados, fijación de aumento de sueldo, de personal, etc.
Reunión mixta
Con la palabra mixta se refiere a una mezcla, un conjunto, es decir, una incorporación de todos o algunos conceptos de los anteriores tipos de reuniones, de esta manera creando un grupo de ideas y nociones de una reunión de tipo variada. Es una de las más comunes y utilizadas por las organizaciones. Se utilizan en todos los niveles de la empresa. Sus principales funciones son una combinación de las funciones de las demás reuniones como, por ejemplo, dar a conocer un problema, diagnosticarlo y conseguir una solución; dar un anuncio y evaluar las reacciones, proponer una dinámica de trabajo, etc.
Fuente
