Gestión bibliotecaria comunitaria en entidades de la Administración Pública (Vivienda y Trabajo)
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Gestión bibliotecaria comunitaria en entidades de la Administración Pública (Vivienda y Trabajo). Tiene el objetivo de brindarle a los usuarios el mayor cúmulo de información requerida, con altos niveles de calidad y actualización.
Sumario
Diseño del servicio
- Análisis del entorno: características demográficas, socioeconómicas, educativas y culturales de la comunidad a la que sirve la biblioteca.
- Estudio sobre los usuarios por medio de la realización periódica y regular de encuestas, elaboración de cuestionarios y análisis de los servicios bibliotecarios.
Diseño del servicio Bibliofacs
Es una manera eficaz de brindarle a los usuarios reales y potenciales de la biblioteca pública la mayor cantidad de información actualizada sobre trámite, oferta y otros datos que cubran el espectro de sus necesidades informativas cotidianas, en dependencia de su solicitud, cuyo primer objetivo es mejorar la calidad de vida de la población. Estructura Organizativa: La Biblioteca Pública es la institución encargada de centralizar el servicio de la información conectada en red con las instituciones seleccionadas: Dirección Municipal de la Vivienda y Dirección Municipal del Trabajo, Presupuesto y Financiamiento: No se calcula en tanto está sujeto al desarrollo del proyecto “Gobierno en línea” que gesta el Poder Popular.
Materiales y equipamientos
De los 23 Organismos de subordinación local al Poder Popular cinco tienen computadoras asignadas para el desarrollo del Gobierno en Línea, dentro de ellas están incluidas la Dirección Municipal de la Vivienda, Dirección Municipal del Trabajo y la Biblioteca Pública Alejo Carpentier. Se dispone de una computadora para ese fin como parte del proyecto. El mobiliario para desarrollar el servicio es una silla, un buró, donde se ubicará un teléfono, un pequeño mueble – catálogo, una computadora con correo electrónico. Se requiere para brindar el servicio además de los antes mencionados, de material de oficina (lapiceros, papel, file, etc.), guía telefónica del año en curso y otros. La información que esté en formato impreso será guardada en un pequeño estante.
Identificación de necesidades informativas de los usuarios potenciales
- Trámites y procedimientos legales de la vivienda.
- Horario de servicios de las instituciones.
- Planes y ofertas de trabajo.
- Trámites de solicitud de jubilación y cuentapropista.
Funciones y tareas que corresponden a este servicio
Funciones
- Realizar las búsquedas de la información necesarias para responder las preguntas de los usuarios.
- Ofrecer servicios de información y educación de usuarios.
- Organizar ficheros auxiliares y de preguntas resueltas.
- Mantener relaciones con diferentes sectores de la comunidad, a fin de estimular su participación para la promoción y desarrollo del servicio.
- Asesorar la producción de materiales informativos como guías y plegables, etc.
- Recoger los datos estadísticos necesarios para evaluar el servicio tanto cuantitativa como cualitativamente.
Tareas
- Analizar, registrar y organizar información proveniente de diversas fuentes.
- Actualizar información.
- Atender e informar a los usuarios telefónicamente, personalmente y por correo electrónico ó tradicional.
- Elaborar y publicar folletos para instruir a los usuarios en la utilización de la información.
- Recepcionar las preguntas, elaborar la prescripción de búsqueda y dar al usuario la información relevante a la solicitud realizada ó la recomendación a la solución de su problema.
- Mantener relación de trabajo para la retroalimentación con las oficinas de la Dirección Municipal de la Vivienda y Dirección Municipal del Trabajo.
Funcionamiento
Se lleva a cabo: Información sobre trámites y procedimientos que deben cumplirse para lograr los objetivos deseados. Además se difunde material informativo utilizando los medios de comunicación masiva. El servicio también se encarga de remitir al usuario a instituciones, grupos o personas que pueden responder a sus interrogantes. Vincula además a personas, a la Dirección Municipal de la Vivienda, Dirección Municipal de Trabajo y Poder Popular Municipal, a fin de satisfacer necesidades de la comunidad.
Promoción y divulgación del servicio
Promocionar el servicio y divulgar la información que ofrece es tarea permanente del Servicio de Información a la Comunidad BIBLIOFACS por lo que primeramente se coloca a la entrada de la biblioteca un cartel donde se ofrezca la información adecuada sobre las características del servicio y requisitos para su utilización, esta información se realiza también a través de plegables y folletos que se distribuyan en centros de aglomeración de público.
También se le suministra información a los usuarios a través de una cartelera, se mantendrá actualizado en forma permanente con temas sobre los servicios, oportunidades trámites y procedimientos vigentes, aún cuando no obedezcan a solicitudes expresadas. Se coordinará con los medios de difusión masiva, la Emisora local la Voz del Níquel y el Tele centro comunitario Moa TV para que en algún espacio se comenten los beneficios que reporta el servicio y la disponibilidad de la biblioteca para integrarse a la vida comunitaria.
Retroalimentación
La retroalimentación permite detectar las necesidades reales de los usuarios. A través de la aplicación de cuestionarios y la interacción directa del especialista con el usuario, se conocen y detectan necesidades informativas que el usuario desconoce su existencia ya que estas son cambiantes. Para detectar esas necesidades es necesario que:
- Se confeccionen cuestionarios que permitan la actualización de aspectos significativos del servicio.
- Se monitoreen constantemente las necesidades de información de los usuarios para ofrecer exactamente la información que necesitan.
- Se capacite al especialista con el fin de que la interacción entre este y el usuario sea más familiar y la vez el usuario se desinhiba y necesite cada vez más las informaciones que se le suministren.
Evaluación del servicio
Se aplica a través de:
- Elementos del diseño de servicio que validan y actualizan los resultados.
- Temáticas de interés: tiene el objetivo de verificar si se mantiene o varía la información especificada por el usuario.
- Tecnología empleada en el desarrollo del servicio: determina si es factible o no la tecnología empleada en el servicio.
- Capacidad del personal responsable del servicio: tiene el objetivo de detectar las posibles lagunas que tiene el especialista que atentan contra el correcto desarrollo del servicio que se ofrece.
Biblioteca y comunidad
Según el diseño elaborado del servicio BIBLIOFACS la importancia que tiene la biblioteca en integración a la vida comunitaria es que:
- Permite la centralización de la información dispersa en diferentes entidades.
- Facilita la expansión de la biblioteca y de la diversificación de sus servicios.
- Brinda a los usuarios la posibilidad de acceso directo a la información.
- Se establece una buena relación inter-institucional en aras de la calidad del servicio.
Características del especialista
La persona que brinda y actualiza el servicio es un especialista con formación profesional adecuada y capacidad para realizar esa tarea. Las características que debe tener este especialista para garantizar que el servicio se realice eficientemente son:
- Educación formal.
- Facilidad de comunicación y relaciones públicas.
- Actualización e información sobre el acontecer nacional e internacional.
- Destreza en el manejo de la tecnología más avanzada (ordenadores, fotocopiadora, etc.)
Fuente
- Madelaine Fernández Ortiz. Biblioteca Municipal.
