Gestión del tiempo
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La gestión del tiempo es la planificación y ejecución de un control de la cantidad de tiempo que se dedica a determinadas actividades, con el fin de ganar eficiencia y productividad.
Sumario
Definición
La gestión del tiempo es importante a la hora de lograr mayor productividad, eficiencia y organización. Se trata de una estrategia centrada en aprender a administrar las horas, los minutos y los segundos con el objetivo de poder cumplir todos los compromisos asumidos y las tareas que van apareciendo en distintos momentos de la vida sin pasar por alto los momentos de ocio ni los de descanso.
La planificación y la priorización de actividades son la base de una estructura sólida para aprovechar al máximo el tiempo. Asimismo, es deseable tener concentración y fijar metas a fin de resolver cada actividad o labor con rapidez y eficacia.
Al realizar una adecuada gestión del tiempo se consigue reducir el estrés derivado de tantas responsabilidades y cuestiones por resolver, favorecer el rendimiento individual y llegar a un equilibrio saludable.
Factores que atentan contra una buena gestión del tiempo
Las interrupciones, la procrastinación y la modalidad multitarea son parte de los factores que atentan contra una buena gestión del tiempo.
Cuando temporalmente se detiene una actividad por imprevistos, distracciones o complicaciones de último momento surgen demoras y el foco de atención se termina perdiendo a raíz de la alteración del programa a cumplir.
Aplazar obligaciones y atrasarse, en tanto, termina afectando la toma de decisiones y la capacidad para resolver problemas. A medida que se va agotando el tiempo para concluir o realizar aquello que se tenía previsto inicialmente y se debe actuar de urgencia, la persona comienza a experimentar signos de agotamiento, ansiedad y estrés.
Asumir el desafío de desarrollar acciones en simultáneo también agobia y causa un exceso de exigencia a nivel individual. El riesgo de equivocaciones, de fallar, de tener algún olvido y de confundir quehaceres se incrementa de manera considerable cuando alguien se ocupa de más de una tarea a la vez.
Técnicas que favorecen la organización del tiempo
Asesorarse sobre métodos de optimización de plazos y poner en práctica técnicas que favorezcan la organización del tiempo son excelentes ideas para ordenarse y cumplir deberes sin olvidarse de nada. Más allá de hacer una enumeración de prioridades, siempre es aconsejable elaborar una lista de tareas y conducirse en función de ella. Como herramientas se sugiere adaptarse al calendario y ayudarse con anotaciones en una agenda.
Establecer una rutina diaria, diseñar un cronograma y apelar a alertas y recordatorios contribuye también a clarificar ideas, tener un rápido alcance del panorama y gestionar así el tiempo disponible con estrategias que apunten a la productividad.
Dándole una oportunidad a la técnica de Time Blocking, por detallar una opción, se consigue segmentar la semana en bloques para encuadrar cada labor prevista. Mucha gente elige esta alternativa para combinar tiempo de trabajo, momentos de descanso y ratos de entretenimiento siguiendo una secuencia.
También hay personas que adquieren seguridad y mejoran su rendimiento gracias al método Getting Things Done (GTD) que invita a organizar planes y dinámicas haciéndoles un seguimiento sin recargar la mente, con la tranquilidad de tener las tareas almacenadas, procesadas y encuadradas de acuerdo a la urgencia de cada ítem. El método Pomodoro que insta a centralizar acciones y dividirlas en intervalos de menos de media hora en la cual nada debe desconcentrar ni perturbar para poder completar todo tal cual estaba previsto y la técnica de Time Boxing que estimula a completar acciones específicas dentro de un lapso determinado son otras de las estrategias a considerar si se desea gestionar el tiempo de manera eficiente.
Gestión del tiempo y equilibrio trabajo-vida
Es indispensable aprender a gestionar el tiempo y conseguir un equilibrio entre trabajo y vida personal. Para resguardar la salud mental y cuidar al organismo hay que adoptar hábitos saludables, evitar fanatizarse con los desafíos laborales, cultivar la autodisciplina, permitirse delegar tareas y, siempre que resulte posible, hacer trabajo en equipo para que la responsabilidad no recaiga en un único sujeto.
Familiares y amigos merecen que uno les ofrezca tiempo de calidad para alimentar el vínculo y acompañarse en distintas instancias de la vida. No es sano ni justo ir a visitar a un ser querido pero interrumpir las charlas constantemente para concentrarse en la lectura de correos electrónicos, ver televisión o atender llamados de trabajo.
La desconexión digital y el “permiso” para relajarse son vitales: toda persona, para mantenerse en armonía y estar bien, necesita organizarse, evitar sobrecargarse con ocupaciones y no complicarse la existencia con la autoexigencia. De tener demasiadas responsabilidades y no poder encomendarle a otro las tareas, es útil hacer meditación, practicar mindfulness y aprovechar los beneficios de la técnica de respiración. Lo ideal es saber diferenciar y darle valor a cada instante: durante el tiempo dedicado a aprender, por ejemplo, no hay que perder minutos preciosos planeando la cena o eligiendo destino de próximas vacaciones. De igual forma, al tener tiempo libre hay que desconectarse por completo de las cuestiones laborales o académicas y elegir rutinas que deleiten y ayuden a recargar energía.
Qué importancia tiene la gestión del tiempo
Más que asegurar las entregas a tiempo, la gestión del tiempo ayudará a los profesionales a tener una mejor calidad de vida. Incumplir los plazos o estar siempre apretado con las tareas es uno de los principales motivos de estrés y burnout.Con más organización, el trabajador tiene más motivación y disciplina para ejecutar sus tareas, puede tomarse tiempo libre durante la jornada laboral o terminarla antes (si hay flexibilidad para ello). Para las empresas gestionar bien los plazos de entrega significa:
- Reducir costos y ganar en eficiencia, es decir, producir más y mejor en menos tiempo.
- Evitar errores, desperdicios y retrasos en la producción.
- Tener un clima organizativo más tranquilo.
- Asegurar la satisfacción del cliente y garantizar la ventaja competitiva.
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo
Para tener una buena gestión del tiempo, no basta con que los empleados hagan su propia gestión de la productividad individualmente. Es necesario que se realice una gestión integrada, ya que cada proceso interfiere en el progreso del otro y el trabajo de un colaborador repercute en el trabajo de todo el equipo.El uso de metodologías ágiles como el Scrum puede ser un método muy eficaz para medir la productividad de todo el equipo y la velocidad de entrega. Esta forma de trabajar es más flexible, pero al mismo tiempo se centra en horarios bien definidos, reuniones diarias de alineación rápida y el enfoque en mejorar/acelerar siempre los procesos.
Fuentes
- Tomado de: https://www.infoautonomos.com/signup/free/Consultado hoy día 23 de Noviembre del 2023.
- Tomado de: https://www.sydle.com/es/blog/gestion-del-tiempo-60ccb3d36ed0c97012c9bfef/Consultado hoy día 23 de Noviembre del 2023.
- Tomado de: https://definicion.de/gestion-del-tiempo/ Consultado hoy día 23 de Noviembre del 2023
