Gestor de Documentos Administrativos eXcriba
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El GDA eXcriba o Gestor de Documentos Administrativos eXcriba, es un sistema basado en el ECM Alfresco, que lleva su contenido a lo largo de su ciclo de vida, permitiendo la gestión de los múltiples documentos de trabajo, ya sean documentos de archivo o administrativos. El GDA eXcriba rige su funcionamiento por normas tales como la Norma ISO 15489 y la Norma ISAD(G), así como el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos (MoReq). Es un producto informático genérico, que se ha propuesto desde su comienzo el cumplimiento cabal de normas, desde su concepción hasta la personalización y despliegue del producto mediante soluciones a la medida en distintas organizaciones.
Sumario
Antecedentes
Desde la década del 1990 las empresas e instituciones, así como el hombre en el plano personal, se han preocupado por el constante incremento de la información que se maneja a diario en la sociedad sin importar su procedencia o destino. Las entidades de la administración pública son las que fundamentalmente se ven en el centro de este fenómeno que es el aumento indiscriminado de la producción documental, al cual los archiveros y profesionales de la tecnología han dado solución, en alguna medida, con el desarrollo de Sistemas de Gestión Documental que permitan un control y tratamiento uniforme de la documentación administrativa.
Si bien ha proliferado la producción documental, ha cobrado también un auge extraordinario el desarrollo de sistemas para la gestión de documentos, sin embargo, no todos cumplen con las exigencias de las modernas administraciones. La tendencia actual es al desarrollo de sistemas híbridos que gestionen los documentos soportados tanto en papel como en formato electrónico y que su gestión comience desde el propio acto de creación hasta su disposición final o permanente en un Archivo histórico. Esta situación ha dado lugar al surgimiento de los llamados Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos que en la actualidad cumplen con estrictos requisitos para otorgar el grado de confiabilidad necesario que requieren los nuevos soportes documentales. La Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI), partiendo de sus objetivos, recursos humanos, tecnológicos y la importancia que le confiere a la gestión documental, se propuso el desarrollo de un software para la gestión de los documentos administrativos llamado eXcriba.
Hacia marzo del año 2010 un grupo de desarrollo del proyecto eXcriba, perteneciente al Departamento de Gestión Documental y Archivística del Centro de Desarrollo “Gestión de la Información y las Tecnologías Libres” (GEITEL) de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) lanza la primera versión del producto eXcriba v1.0.
Solución de Software
El objetivo principal del producto es automatizar los procesos documentales y archivísticos que se ejecutan dentro de cualquier entidad, desde la elaboración de un documento en su fase de inicio hasta su conservación o expurgo en el Archivo de gestión, incluyendo todas las acciones sobre los documentos tales como: crear, clasificar, describir mediante la Norma ISAD(G), control de versiones, definir Tipologías Documentales, gestionar flujos documentales, almacenar documentos en diferentes formatos electrónicos, gestionar los trámites de los documentos que se generan o reciben, salvaguardar el patrimonio documental y automatizar el Cuadro de clasificación entre otras. Este software es la propuesta que se ha optado para implantar el componente tecnológico de un Sistema de Gestión Integral de Documentos y Archivos. El mismo está compuesto por un módulo para la interfaz de usuario (Aplicación Web), el ECM Alfresco como núcleo del sistema informático y herramientas de apoyo para la administración de la solución como valor añadido. Todos estos componentes enunciados permiten poder llevar a los clientes las bondades que el Alfresco provee como repositorio documental y a la vez ofrecerles una interfaz amigable para interactuar entre el usuario y el software. Veamos a continuación algunas de las funcionalidades y usuarios potenciales a los que está dirigida la solución de software.
Definición del término "eXcriba"
La palabra eXcriba surge a partir de la palabra escriba, haciendo referencia a los antiguos escribanos, quienes eran los encargados de registrar todos los sucesos de cierta relevancia para constancia de los mismos o posterior consulta y archivo. La sustitución de la S por la X se debe al número romano correspondiente al número 10 que identificaba a la antigua Facultad 10 o Facultad X de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI), además de representar la X el uso del Sistema Operativo Linux, especialidad correspondiente al perfil de formación-producción de dicha facultad.
eXcriba para la Gestión Documental
Partiendo de unas de las definiciones de la Gestión Documental “Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” (Ferriol Marchena, y otros, 2008). Las personas naturales o jurídicas generan documentos en virtud de sus funciones y reflejan el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones y que por su valor administrativo, legal, fiscal, científico, económico, histórico, político o cultural, debe ser objeto de conservación. Es por ello que el software eXcriba, permite realizar la gestión de los documentos que se generan o reciben a partir de sus funciones y responsabilidades dentro de una entidad mediante una interfaz de usuario sencilla, cómoda y flexible. El sistema informático está dirigido a todos los usuarios que generan y reciben documentos.
Entre las funcionalidades que brinda el software para la gestión de los documentos se pueden enunciar:
- Automatización de los flujos documentales
- Gestión de Documentos
- Gestión de Carpetas
- Control de versiones
- Control de acceso y permisos
- Notificaciones
eXcriba para la Gestión Archivística
En el prospecto de funcionalidades que tiene incorporado el software, están incluidas las que son propias de la gestión archivística. Mediante un estudio sobre normas y metodologías internacionales para implantar Sistemas Integrales de Gestión de Documentos y Archivos, eXcriba, se sustenta principalmente en las normas siguientes: Norma ISO 15489, DIRKS, MoReq y Norma ISAD(G) entre otros. A continuación se enuncian funcionalidades del software, propias de la Archivística:
- Seguimiento de la auditoría sobre los documentos electrónicos.
- Descripción de fondos documentales, tanto físicos como digitales.
- Gestión de los plazos de transferencias para las series documentales de manera automática.
- Capturar los metadatos de los contenidos desde el momento de su creación, hasta su conservación permanente o destrucción.
- Gestión del Cuadro de clasificación (Funcional).
- Gestión de Expedientes.
Del software
Herramientas de apoyo al software
El GDA eXcriba posee un paquete de herramientas de apoyo para administrar y configurar el software logrando mayor portabilidad y usabilidad. Estos módulos están orientados a los administradores de la solución integral, a continuación se mencionan algunas de las herramientas:
- Asistente para la creación de modelos de contenidos (Tipologías Documentales).
- Asistente para el manejo de usuarios y grupos de usuarios.
- Asistente para la salva y restaura periódica del software.
Características técnicas de la solución
El sistema se compone de varios módulos, los cuales se enuncian a continuación sus características técnicas:
| Módulo | Detalles técnicos | Descripción |
|---|---|---|
| ECM Alfresco | Desarrollado en Java. Se utilizó la liberación (release) "Community" de la versión 3.0 del Administrador de Contenidos Empresariales Alfresco[1]. | Núcleo del producto de software eXcriba, modificado en correspondencia con las necesidades propias del GDA eXcriba. |
| Interfaz Web | Aplicación web desarrollada con PHP v5.3.0. Se utilizaron los frameworks CodeIgniter v1.7.2 del lado del servidor y JQuery v1.3.2 del lado del cliente. | Interfaz web sencilla de utilizar que permite la interacción de los usuarios correspondientes con el repositorio documental que proporciona el ECM Alfresco. |
| Módulo para la Gestión de Usuarios y Grupos de Usuarios | Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en Java. | Aplicación de escritorio que facilita la creación y eliminación de usuarios y grupos de usuarios al repositorio documental. |
| Módulo para la Gestión de Tipologías Documentales | Aplicación de escritorio o "Desktop Application" desarrollada en Java. | Aplicación de escritorio que facilita la gestión de las tipologías documentales correspondientes al tipo de información que se maneja en el repositorio documental, para una mejor estructuración y clasificación de los documentos dentro del repositorio. |
Servicios y bondades de eXcriba
Conjuntamente con el avance del desarrollo del producto se ha necesitado la prestación de servicios en cuanto a Consultoría de Procesos Documentales, lo cual constituye una necesidad primordial para cada uno de los clientes de eXcriba. Para esto el grupo de proyecto se compone de un equipo de trabajo multidisciplinario, conformado por especialistas en ciencias de la información e industriales, lo que garantiza la calidad del servicio en cuestión.
A continuación se enuncian algunos de los servicios que presta el equipo de proyecto:
- Cursos de capacitación para la gestión documental y archivos.
- Diseño de procesos documentales:
- Diagnóstico.
- Diseño del Cuadro de clasificación (Funcional, Orgánico, Orgánico funcional).
- Diseño de las tablas de acceso y permiso.
- Transferencia y retención documental.
- Modelación de los flujos documentales y propuestas de mejoras.
El sistema eXcriba se mejora considerablemente el acceso a los documentos, archivos e información de la entidad correspondiente, así como también permite la reutilización de tales documentos y la información contenida en estos y a su vez proporciona una reducción considerable en el tiempo de comercialización.
De manera general:
- Garantiza la continuidad del negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días de año.
- Permite la colaboración entre los empleados, socios, clientes y en general entre los usuarios que comparten información, de modo que esta puede ser reutilizada, por los demás usuarios.
- Garantiza el cumplimiento legal y regulatorio de los procesos; al menos de los documentos.
- Reduce los costes mediante la racionalización de procesos y la normalización.
Clientes actuales
- UCI (Universidad de las Ciencias Informáticas).
- UIC (Unión de Informáticos de Cuba).
- MIC (Ministerio de Informática y las Comunicaciones).
- ENIA (Empresa Nacional de Investigaciones Aplicadas).
- DCH (Empresa de Diseño de Cuidad de la Habana).
- Aduana General de la República de Cuba.
- ARNAC (Archivo Nacional de la República de Cuba).
- ONEI (Oficina Nacional de Estadísticas e Información )
- AGN (Archivo General de la Nación de Venezuela) (Personalización del Producto, falta el despliegue de la solución).
Impacto social y económico
La implantación de un producto de software como eXcriba trae consigo una serie de ventajas como se muestra a continuación:
- Garantizar la salvaguarda del patrimonio documental presente y futuro, dado que el tratamiento de los documentos en su primera fase de vida incrementa la calidad en su conservación y posterior difusión.
- Permite optimizar sus procesos de gestión documental dentro de las entidades: Acceso, Búsqueda y Manipulación de documentos.
- Considerables resultados de eficacia y rentabilidad administrativa de todas las operaciones.
- Ahorrar y racionalizar los costes económicos en cuanto a gastos por concepto de materiales de oficina.
- Compartir y aprovechar la información como un recurso colectivo.
Un sistema como este conlleva a una serie de ahorros por conceptos de importaciones de soluciones informáticas que en algunos casos se acerca al millón de dólares.
Equipo de Desarrollo
El equipo de desarrollo responsable de la creación del software eXcriba se compone de un colectivo de especialistas en ciencias informáticas, ciencias de la información e industriales los cuales figuran como autores en el registro del producto eXcriba v1.0 en el Centro Nacional de Derecho de Autor de Cuba (CENDA) con número de registro 2868-2010. A continuación se listan los autores:
- Msc. Adrian Cid Almaguer
- Ing. Misael Fonseca Mata
- Ing. Dayelis Blanco Hernández
- Ing. Maxora Rorayma Castro Pérez
- Ing. Evelio Maikel Medina Manrique
- Ing. Marcel Rodolfo Sánchez Góngora
- Ing. Michel David Suarez
- Ing. Jorge Ariel Salomón Rodríguez
- Ing. Osvanys González Ríos
- Ing. Rafael Espinosa Añel
- Ing. Dianelys García Martínez
- Lic. Lizany Ungo López
- Ing. Pedro Rodriguez Samon
- Ing. Reinier Elejalde Chacón
- Ing. Yenisel Valdés Hernández
- Ing. Enrique Diaz Padrón
- Ing. Javier Martin Rojas
- Ing. Arlhey Herrera Mendoza
- Ing. Leonardo Enrique Reyna Castro
- Ing. Danilo Alberto Caballero Rodríguez
- Ing. Julio Cesar Pompa Puente
- Ing. Rolando Rodríguez Junco
- Ing. Frank Rosales Muñoz
