Planificación empresarial

Planificación empresarial Concepto: Es la coordinación, o el trazado de un plan por parte de los administradores, de empresas para lograr objetivos concretos.

Planificación. Consiste en la elaboración de un plan a partir de un análisis exhaustivo de la situación de la empresa y de su entorno, en función del cual se establecerán los objetivos y las estrategia más apropiada para alcanzar el éxito.

Plan para desarrollar en una empresa

• Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno.
• Desarrollo del plan.
• Implementación del plan.
• Seguimiento y control del plan.

Gestión empresarial. Coyuntura

La coyuntura entre los análisis interno y externo nos definirá la situación actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta parte analítica de la planificación es: Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos de las segundas.

Análisis de la situación

Se cuenta con los excelentes puntos fuertes (un buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el cliente, buena situación financiera...) y tenemos debilidades no significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las consideramos no significativas porque no afectan directamente al logro de la oportunidad y/o porque los puntos débiles son más preocupantes.

El diagnóstico de la situación es éxito: la empresa sí tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las debilidades ni las amenazas son significativas. Tenemos el producto adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar la inversión, y no es en absoluto importante que no existan empresas para asociarse a la empresa.

En cuanto a la debilidad, la implementación de una buena campaña de comunicación enfocada a aumentar el número de individuos que nos conocen será suficiente.

Planes de empresa. Clasificación

Los planes de empresa sean de la naturaleza que sean (planes de marketing, financieros, de ventas, de formación, etc.) suelen abarcar un período de tiempo determinado. Así, clasificamos los diferentes planes según su naturaleza y marco temporal. Observemos una serie de conceptos que nos ayudarán a entender mejor la estructura:

• Un proyecto es cualquier intervención planificada, destinada a lograr un objetivo, con presupuesto determinado y que debe llevarse a cabo en un plazo concreto.
• Un proceso es una actividad de duración indefinida, puede generar procesos.
• Un programa es un proyecto muy complejo que engloba otros más simples. Estos "subproyectos" son los componentes o planes del programa.

Plan de empresa. Componentes

Los diversos componentes que pueden incluirse en un plan son: los propósitos, los objetivos, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y los presupuestos.

• Propósitos: metas fundamentales que persigue la empresa.
• Objetivos: Son el fin hacia el que debe encaminarse la empresa en su totalidad. Pueden ser cuantitativos o cualitativos; pero aunque sean cualitativos deberemos cuantificarlos con la finalidad de poder verificar su consecución.

Objetivo cuantitativo: aumentar los beneficios de la empresa un 15%.

Objetivo cualitativo: conseguir un nivel de notoriedad razonable. En este caso, se deberá "cuantificar lo que es razonable": el nivel de notoriedad mínimo deberá ser del 35%.

• Políticas: son los principios generales que permitirán a la empresa planificar las acciones concretas a llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos.
• Estrategia: afecta a la política de precios de la empresa. Entre otras muchas acciones, podría aumentar los precios de sus servicios y, vendiendo el mismo número de servicios, obtendría más margen o beneficio por cada uno de ellos.
• Procedimientos: son la forma concreta que es preciso aplicar para llevar a cabo una acción determinada. Son los pasos a seguir para ejecutar una acción.
• Reglas: son las normas que ordenan la ejecución o no de una determinada actividad y tienen carácter imperativo.
• Programas: es un plan que incluye un conjunto de propósitos, objetivos, procedimientos, políticas y reglas, necesario para determinar el proceso a seguir en la ejecución de una línea de acción concreta.
• Presupuestos: es un plan cuantificado y expresión numérica de las actividades contenidas en los planes y programas.

Conocer los diferentes componentes de un plan es de vital importancia para la comprensión del mismo. Así, podremos interpretar a la perfección a qué se refiere cada sección de un plan. Los planes según su dimensión temporal pueden ser: a largo plazo, a medio plazo o a corto plazo.

• Largo plazo: plazo superior a cinco años. Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansión futura de la empresa, a las inversiones sobre su estructura. Señalan hacia el propósito final de la empresa.
• Medio plazo: plazo superior a un año e inferior a cinco años. Deben contar con un grado de concreción superior a los planes a largo plazo.
• Corto plazo: plazo inferior o igual a un año. Suelen ser los relativos al ejercicio en curso.

Etapas del Proceso de Planificación de la Empresa

Todo proceso de planificación determina ocho etapas

• Diagnóstico de la situación: deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra.
• Fijación de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.
• Establecimiento de premisas: establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.
• Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las estrategias. Determinaremos las vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados.
• Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta.
• Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.
• Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.
• Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

La Organización Empresarial

Concepto

La organización es el diseño y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de los roles que debe cumplir cada persona que integra la empresa, así como de las relaciones que se establecen entre ellas. El objetivo. Es maximizar los resultados que se obtienen de la colaboración, trabajo y relación de todos los integrantes de una empresa.

La función de organización

Consiste en establecer los diferentes roles organizacionales de forma lógica y eficaz y en crear una estructura que constituya un medio eficaz para alinear las diferentes actividades a llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos.

• Se divide la función de organización en dos partes:

a) Roles organizacionales:

• Los objetivos asignados a cada persona deben cumplir todas las características de los objetivos (coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender).
• Las actividades a realizar por cada persona deben estar perfectamente delimitadas y claras para quien las deba ejecutar.
• La determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.

b) Creación de estructura:

• Dividir las actividades totales de la empresa en grupos de actividades que contribuyan a alcanzar los objetivos marcados.
• Asignar a cada grupo de actividad una persona responsable con la finalidad de que supervise el trabajo de cada integrante del grupo.
• Coordinar horizontal y verticalmente toda la estructura creada.

Clasificación de la organización

• Existen dos tipos de organización; la formal y la informal.
• Organización formal: la organización es formal cuando las personas que la constituyen colaboran entre sí para alcanzar una serie de objetivos previamente definidos y comunes.
• Organización informal: la organización es informal cuando no persigue de forma consciente objetivos comunes. Es decir, no se han establecido objetivos comunes para todos los individuos, sino que se han determinado objetivos individuales para cada uno de ellos.

Diseño de la Organización de la Empresa

El diseño de la organización es una representación gráfica de los distintos componentes de la organización, de su distribución y de su orden. A este diseño lo llamamos organigrama de una empresa.

• Un organigrama debe diferenciar:

1. Los elementos que componen la organización.

2. Los distintos niveles y posiciones de autoridad.

• Existen muchos tipos de organigrama. Los principales y más comunes en las empresas son: el funcional con departamentos, el territorial, el de productos y el matricial.

1. Organigrama funcional con departamentos: define las funciones (director, responsable) y, cuando es con departamentos, añade a la función el área concreta de la empresa (finanzas, marketing)

Tipos de organigramas empresariales

• Organigrama territorial: el énfasis de la organización recae en áreas geográficas.
• Organigrama por productos: el énfasis recae en los productos puesto que fabrican muchas referencias.
• Organigrama matricial: combinación de dos tipos de organigrama. Generalmente, la combinación más común es la funcional-territorial.

La Comunicación Organizacional

La comunicación, es la transmisión de información desde un emisor hasta un receptor, de forma que este último pueda comprenderla, no sólo se limita a lo anteriormente dicho. Las funciones de la comunicación organizacional son las siguientes:

• Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya propuesto la empresa.
• Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la información necesaria para la toma de decisiones relativas a la consecución de los objetivos.
• Crear y dirigir un clima adecuado para la colaboración y cooperación entre las personas, mediante la transmisión de los mensajes adecuados.
• Facilitar la obtención de la información necesaria para la correcta ejecución de los planes de empresa.
• Relacionar a la empresa con su entorno a través de un adecuado intercambio de información.

Véase también

• Planificación socialista

Fuentes

• Artículo Etapas de la planificación empresarial. Disponible en: “www.mailxmail.com”. Consultado: 7 de febrero de 2012
• Artículo Planificación empresarial. Disponible en: “www.economia48.com”. Consultado: 7 de febrero de 2012
• Artículo Planificación empresarial. Disponible en: “www.google.com.cu”. Consultado: 7 de febrero de 2012
• Artículo Caracterización del proceso de planificación empresarial . Disponible en: “www.monografias.com”. Consultado: 7 de febrero de 2012