Tecnología bpm

Tecnología bpm Concepto: Manera integral de abordar la mejora de los procesos que hacen que cualquier organización humana aporte valor a sus clientes, usuarios o beneficiarios.

Tecnología bpm. También conocida como Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management). Con sus enfoques evolucionados y sus tecnologías de punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la agilidad y flexibilidad necesaria para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Historia

Todo comienza en la década de los ochenta en donde las empresas se centran en la metodología TQM de mejoramiento continuo y progresivo. Una década más tarde en los años noventa se fomentó el Business Process Reengineering (BPR). Esta fue una metodología diseñada por los autores Hammer y Champy que señalaba que los procesos no debían estar diseñados para cambios insignificativos equivalentes al 10 o 20% de mejora sino por el contrario debían estar diseñados para ser revolucionarios; este modelo tuvo sus aciertos y desaciertos.

Luego vino el sistema Enterprise Resource Planning (ERP) que ganó la atención de los empresarios y al igual que el BPR, esta metodología tuvo sus ventajas y desventajas. Para inicios del milenio las empresas se entusiasmaron con el Customer Relationship Management (CRM) que se centran en la gestión con los clientes. Esta exitosa estrategia comercial beneficia y prioriza lo que se conoce como el front office pero deja de lado los procesos del back-office o procesos de apoyo o soporte. Es por eso que más recientemente Six-Sigma ha venido a llenar ese vacío. El resultado final, por ahora, del largo camino en busca de la eficiencia organizacional basada en procesos es lo que se conoce con el acrónimo de BPM.

Características

Es un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelado, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tanto cambios de mejora continua como cambios radicales.

BPM 360º

Con el término BPM360º, se habla que en BPM se tienen diferentes fases:

1. Análisis de Procesos: analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cómo definirlos (definición de tareas, cómo ejecutar dichas tareas, quién realiza las tareas, dónde se realizan, qué datos utiliza, qué reglas de negocio deben cumplirse, etc.).
2. Diseño de Procesos: diseñar los procesos de negocio siguiendo una notación BPM.
3. Ejecución de los procesos de negocio: automatizar los procesos con un motor de workflow (flujo de trabajo) e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestación adecuada.
4. Monitorización y Análisis: monitorizar las actividades de negocio y relacionar la información de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si se encamina a los objetivos o no, y así tomar decisiones reactivas.

BPM 360º

Principales funcionalidades

En cuanto a las principales funcionalidades que BPM provee, se tienen:

• Asignar actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo.
• Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow (flujo de trabajo).
• Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.
• Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.
• Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos necesarios (documentos, información, aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.
• Definir y controlar alertas según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un escalado de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una resignación automática.
• Modificar los procesos y gestionar excepciones en vivo, o al vuelo, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informáticamente.

Además, a través de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar.

• Proveer una vista on-line para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.
• Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación geográfica, a través de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil.
• Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de Mejora Continúa como de Indicadores de Calidad y de Gestión.
• Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs.
• Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana.

Beneficios

Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuación se describen los más importantes:

• Mejora la atención y servicio al cliente.
• Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo.
• Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos.
• Disminuye drásticamente el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades.
• Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.
• Disminuye drásticamente el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo (ej.: orden de compra, participación de siniestro, pedido de cliente).
• Simplificación de salidas - outputs automáticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles, etc.
• Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.

Dimensiones de BPM

BPM es llamado así acertadamente porque se dirige al extenso mundo de una compañía a través de sus tres dimensiones esenciales.

• El negocio: la dimensión de valor.

La dimensión de negocio es la dimensión de valor y de la creación de valor tanto para los clientes como para los stakeholders (personas interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etcétera).

BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía: crecimiento sostenido de los ingresos brutos y mejora del rendimiento mínimo; aumento de la innovación; mejora de la productividad; incremento de la fidelidad y satisfacción del cliente y niveles elevados de eficiencia del personal.

BPM incorpora más capacidad que nunca para alinear actividades operacionales con objetivos y estrategias. Concentra los recursos y esfuerzos de la empresa en la creación de valor para el cliente. BPM también permite una respuesta mucho más rápida al cambio, fomentando la agilidad necesaria para la adaptación continua.

• El proceso: la dimensión de transformación.

La dimensión de proceso crea valor a través de actividades estructuradas llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Esta transformación es el modo en que funciona un negocio; el elixir mágico de la empresa.

Mientras más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor. La ciencia aplicada de procesos y transformación abarca la historia de la gestión industrial moderna desde los gurús de calidad como Deming, Juran, Shingo, Crosby y Peters, y recientemente las prácticas de Lean y Six Sigma. BPM incorpora estas metodologías de forma completa y las acelera con sistemas de definición, medida, análisis y control mejorados de forma espectacular.

Mediante BPM, los procesos de negocio son más efectivos, más transparentes y más ágiles. Los problemas se resuelven antes de que se conviertan en asuntos más delicados. Los procesos producen menos errores y estos se detectan más rápido y se resuelven antes.

• • Efectividad de los procesos.

Los procesos efectivos son más coherentes, generan menos pérdidas y crean un valor neto mayor para clientes y stakeholders. BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la coordinación de personas, información y sistemas.

A diferencia de los métodos y las herramientas del pasado, BPM no impone la efectividad a través de sistemas de control rígidos e improductivos centrados en dominios funcionales. En su lugar, BPM permite la respuesta y adaptación continuas a eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real.

• • Transparencia de los procesos.

La transparencia es la propiedad de apertura y visualización, y es crítica para la efectividad de las operaciones. Tiempo atrás, la transparencia eludía a las empresas, cuyos procesos están a menudo codificados en sistemas arcanos, ininteligibles para los simples mortales. BPM descubre estas cajas negras y revela los mecanismos internos de los procesos de negocio.

Con BPM, puede visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes así como su rendimiento en tiempo real, incluyendo eventos y tendencias. BPM permite a las personas de negocios gestionar de forma directa la estructura y flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados así como de las causas.

• • Agilidad en los procesos.

De todas las demandas de las operaciones empresariales, quizás la más acuciante sea la necesidad de cambio, es decir, la capacidad de adaptación a eventos y circunstancias cambiantes manteniendo al mismo tiempo la productividad y rendimiento globales. BPM proporciona agilidad en los procesos al minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir necesidades e ideas empresariales en acción.

BPM permite a las personas de negocios definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de proceso. Les posibilita realizar análisis de futuro en escenarios empresariales. Les otorga derecho para configurar, personalizar y cambiar flujos de transacciones modificando las reglas de negocio. Directamente convierte diseños de procesos en ejecución, integrando sistemas y construyendo aplicaciones sin necesidad de código y sin fisuras. Además, cada plataforma BPM viene equipada con componentes tecnológicos que facilitan y aceleran el desarrollo sin código y la integración.

• La gestión: la dimensión de capacitación.

La gestión es la dimensión de capacitación. La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio. Para la gestión, los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito empresarial.

Antes de BPM, construir y aplicar estas herramientas engendraba una mezcla poco manejable de automatización de clase empresarial, muchas herramientas de escritorio aisladas, métodos y técnicas manuales y fuerza bruta.

Con BPM, puede aunar todos los sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo de procesos y la gestión de procesos en un sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para dirigirlo y afinarlo.

El catalizador: la tecnología BPM

Líderes y directores de negocio conocen los papeles fundamentales de los negocios, procesos y gestión de la empresa. Durante décadas, estos se han definido, estudiado y mejorado. La tecnología, sin embargo, ha evolucionado más rápido y, recientemente, avances significativos han cambiado el juego. La tecnología BPM es el nuevo habilitador que ha llevado los negocios, procesos y la gestión a nuevos niveles.

La tecnología BPM es el ingrediente clave de BPM, es el catalizador en una nueva alquimia empresarial más rápida y más efectiva. La tecnología BPM es el resultado de muchos años de experiencia en desarrollo y aplicación; el producto de los avances más actuales en sistemas y procesamiento de información; la cumbre de todas las arquitecturas, lenguajes y protocolos informáticos.

La tecnología BPM constituye un gran avance, y un nuevo paradigma en cuanto a flexibilidad, gestión y control de información y datos. BPM, como práctica de gestión integral, es el resultado de la combinación de avances técnicos con métodos y prácticas establecidos, de un modelo empresarial centrado en el proceso. La tecnología BPM incluye todo lo que necesita a la hora de diseñar, representar, analizar y controlar los procesos de negocio operacionales:

• El diseño y modelado de procesos posibilitan que, de forma fácil y rigurosa, pueda definir procesos que abarcan cadenas de valor y coordinar los roles y comportamientos de todas las personas, sistemas y otros recursos necesarios.

• La integración le permite incluir en los procesos de negocio cualquier sistema de información, sistema de control, fuente de datos o cualquier otra tecnología. La arquitectura orientada a servicios (SOA) lo hace más rápido y fácil que nunca. No es necesario desprenderse de las inversiones ya realizadas; todo se puede reutilizar.

• Los entornos de trabajo de aplicaciones compuestas le permiten construir e implementar aplicaciones basadas en web casi de forma instantánea, completamente funcionales y sin necesidad de código.

• La ejecución convierte de forma directa los modelos en acción en el mundo real, coordinando los procesos en tiempo real.

• La supervisión de la actividad de negocio (BAM) realiza el seguimiento del rendimiento de los procesos mientras suceden, controlando muchos indicadores, mostrando las métricas de los procesos y tendencias clave y prediciendo futuros comportamientos.

• El control le permite responder a eventos en los procesos de acuerdo a las circunstancias, como cambio en las reglas, notificaciones, excepciones y transferencia de incidentes a un nivel superior.

Alcance del BPM

El alcance del BPM está conformado por un conjunto de soluciones de software especializado que logra automatizar, de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificación y el modelado, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno de Mejora Continúa totalmente automatizado.

Importancia

La implantación del BPM, está emergiendo como un factor clave y estratégico, el cual las organizaciones están adoptando con más frecuencia para mejorar sus procesos y recursos empresariales]]. Constituyen uno de los principales ejes de inversión TI en las Empresas y Administración Pública en los próximos años. Claramente la tecnología BPM, combinada con una adecuada Gestión de Procesos, debe tener características específicas para ofrecer flexibilidad y agilidad en la evolución y dinamismo de los procesos de negocio y sistemas informáticos asociados.

El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fácil de modificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La tecnología BPM ha evolucionado en esta dirección con la introducción de descripciones gráficas de los procesos, motores de reglas de negocio, y otros mecanismos, y la posibilidad de modificar el proceso de forma inmediata, sobre la marcha y sin interrupciones. Para tener éxito en la implantación del BPM, las organizaciones no deben de cometer el gran error de centrarse solo en las tecnologías, sino en el conocimiento, dominio y mejora continua de sus procesos, datos, y recursos empresariales.

Fuentes

• Apuntes BPM
• Historia de bpm
• Suma digital sistemas bpm