Recepcionista
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Recepcionista. Trabajador que tiene las funciones de recibir y atender a los clientes o visitantes de una entidad, entre otras tareas.
Generalidades
Un recepcionista es un trabajador que en un área particular conocida como “Oficina de Recepción” recibe y atiende a los clientes o visitantes de una entidad de producción o servicios, proporcionando todo tipo de información y asistencia. Las funciones y responsabilidades varían dependiendo del tipo de establecimiento. Casos particulares son los recepcionistas de hoteles o centros turísticos, y de unidades de salud, entre otros.
Conocimientos y características
El recepcionista debe estar suficientemente capacitado para operar los equipos e y medios de comunicación interna y externa. Debe tener los conocimientos necesarios para hacer cálculos, anotaciones y operación de documentos, así como dominar las características y funciones de la entidad en la que trabaja. Los recepcionistas suelen poseer conocimientos administrativos o secretariales. Debe tener buena presencia física, características de buen trato personal y saber aplicar las reglas de cortesía. En determinadas actividades se exige el conocimiento de idiomas.
Funciones del recepcionista
El Calificador de Cargos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social establece los principales trabajos que realiza un recepcionista. A continuación se resumen estas funciones, con algunas precisiones para mayor claridad:
Recepción y orientación. Recibir y orientar a los visitantes que acuden al centro. En algunos casos también controla la llegada y salida de los trabajadores.
Control de acceso. Elaborar los pases de acceso a diferentes áreas de la instalación, recibir éstos cuando el visitante se retira y controlar su uso (firmas, fechas, horas, etc.). Puede hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad. También puede tener las funciones de control de un juego de llaves de acceso a determinados lugares de la instalación.
Documentación. Mantener actualizados los libros de entrada y salida de personas, correspondencia y otros documentos. En algunas entidades se lleva un Libro de Incidencias, con una lista cronológica de acontecimientos relevantes. También puede llevar un Libro de Quejas o Sugerencias.
Pizarra telefónica. Operar la pizarra telefónica. Realizar y recibir llamadas internas o externas.
Oficina. Realizar labores de oficina, especialmente las relacionadas con la Oficina de Recepción.
Fuentes
- Arcadio Ríos. Manual de atribuciones y obligaciones del Instituto de Investigaciones de Ingeniería Agrícola. La Habana, 2019.
- MTSS. Calificador de cargos. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. La Habana, Versión 2018.
